Konferencja naukowa online? Czemu nie
Badania w sektorze kultury to wydarzenie, w czasie którego krakowscy naukowcy przedstawiają wyniki swoich badań oraz zachęcają do tego samego swoich kolegów i koleżanki z całej Polski.
W 2020 roku poza badania, tematami przewodnimi dyskusji były różne perspektywy – praktyków, teoretyków i odbiorców kultury. Zastanawiano się z jakimi możliwościami i wyzwaniami będą się mierzyć? Jakie czekają naukowców zmiany? Jakimi narzędziami badać przyszłość tworzenia i organizowania? Jak w nowatorski sposób budować relacje z odbiorcami?
Konferencja była w 100% onlinowa. Wszyscy uczestnicy i zaproszeni goście łączyli się ze swoich domów lub miejsc pracy. Część materiałów była nagrana wcześniej, pozostałe prezentowane były na żywo. Formy prezentowania naukowej wiedzy były bardzo zróżnicowane, mieliśmy standardowe wykłady, debaty, rozmowy, wymianę informacji na czacie oraz spotkania w mniejszych grupach w specjalnie przygotowanych pokojach.
Ważnym elementem wydarzenia była przygotowana na platformie PINE sesja posterowa. Oprócz sesji głównej mieliśmy również w agendzie tematyczne sesje równoległe. Dodatkowo na uczestników czekały atrakcje rozrywkowe i networkingowe: speed dating, playlista konferencji, konkurs na najlepszy referat oraz zakładka do wrzucania zdjęć i wrażeń z konferencji.
Badania w sektorze kultury 2020 - sesja posterowa online
W czasie 2-dniowej konferencji odbywały się sesje posterowe. Co ciekawe, zostały one w całości przeprowadzone w świecie wirtualnym. Do prezentacji posterów wykorzystaliśmy jedną z funkcjonalności platformy PINE. Twórcy posteru mogli go wgrać na platformę i umożliwić jego oglądanie uczestnikom konferencji. Z myślą o prelegentach, stworzyliśmy specjalne pokoje, do których dołączali zainteresowani tematem uczestnicy i w których mogli zadawać pytania dotyczące materiałów. Niektóre z posterów były też wzbogacone materiałem video, który można wyświetlać w zapętlonej formie i podczas całej konferencji emitować w zakładce poświęconej sesjom posterowym.
Platforma do videokonferencji
Podczas tej konferencji naukowej skorzystaliśmy z platformy PINE. To narzędzie pozwoliło nam nie tylko bezpiecznie streamować łączenia live z prelegentami oraz emitować nagrane wcześniej materiały. Mogliśmy również zaprosić gości do wielu interakcji. Od tych bardziej standardowych jak czaty, pokoje spotkań, po networking w stylu szybkiej randki, czy wspólnej playlisty konferencji.
Naszą pracę rozpoczęliśmy od wspólnego zastanowienia się, jak wiele elementów konferencji powinno odbyć się online, a ile jesteśmy w stanie zrealizować stacjonarnie. Szybko jednak okazało się, że sytuacja epidemiczna powoduje, iż najlepiej przyjąć założenie, że będzie to event w pełni wirtualny.
W związku z tym przygotowaliśmy serię tutoriali, które pomogły prelegentom wyrażającym chęć nagrania się zdalnie, jeszcze przed wydarzeniem. Następnie rozpoczęliśmy pracę nad przygotowaniem animacji, które uzupełniły bogatą agendę oraz zaprogramowaliśmy platformę PINE. Kolejne etapy polegały na zbieraniu informacji o uczestnikach, poszczególnych sesjach i uzupełnianiu oraz konfigurowanie ich w platformie. Narzędzie uzupełniliśmy też o kolejne pomysły nasze i klienta: speed dating, playlistę, konkurs, głosowanie - tak, aby jeszcze bardziej zadbać o interakcje z uczestnikami. Na ostatniej prostej zapraszaliśmy uczestników do platformy oraz dogrywaliśmy szczegóły debaty online, która otwierała konferencję i którą będąc w naszym krakowskim studiu realizacyjnym streamowaliśmy z Muzeum Narodowego w Warszawie. Po zakończonej realizacji przesłaliśmy statystyki dotyczące udziału uczestników i popularności poszczególnych sesji.
Statystyki
Statystyki eventu online:
- Ilość osób: 300
- Platforma: PINE
- 100% online
- Czas trwania: 2 dni
