Szkoła letnia w formie konferencji
Hasłem konferencji, która odbyła się w czerwcu 2021 roku było: „Wyzwania zarządzania. Społeczne – Technologiczne – Globalne”. W duchu ciągłości i tradycji inspirujących spotkań z autorytetami nauk o zarządzaniu uczestnicy zostali zaproszeni do wspólnych rozmów, dyskusji i wymiany poglądów. Celem Szkoły Letniej Zarządzania 2020/21 było pogłębienie dyskusji o metodach badań, wynikach ich zastosowania oraz najnowszych trendach i wyzwaniach w zarządzaniu. Była to kolejna edycja wydarzenia.
Zawsze zaczynamy od komunikacji
Przed wydarzeniem, dla wygody wszystkich uczestników, przygotowaliśmy tutorial z platfromy, który umieściliśmy w wysłanym mailowo zaproszeniu. To ważny element, który pozwala na oswojenie się z nowym narzędziem i ułatwia połączenie się w dniu wydarzenia.
Zaplanowaliśmy także komunikację w trakcie eventu. Byliśmy odpowiedzialni za wysyłanie wiadomości push dotyczących najciekawszych aktywności, które przygotowali dla uczestników organizatorzy.
Rozbudowany świat online
W czasie Szkoły Letniej Zarządzania, która była konferencją naukową w wersji online, odbyło się ponad 20 wykładów, prelekcji oraz warsztatów. Co ciekawe, odbywały się one na 7 różnych scenach wirtualnych. Swoją wiedzą dzieliło się ponad 70 prelegentów.
Na uczestników podczas konferencji czekało aż 5 różnych warsztatów (niektóre równoległe). Na te potrzeby udostępniliśmy uczestnikom platformę Zoom. Link do spotkań zamieściliśmy w czatach poszczególnych scen – w ten sposób uczestnicy wiedzieli dokładnie kiedy i jak dołączyć do interesującego ich spotkania.
Wyzwaniem było też przeprowadzenie sesji posterowej. W trakcie konferencji uczestnicy mogli zobaczyć aż 27 prac posterowych. W specjalnie zaprojektowanej przestrzeni na platformie mieli możliwość obejrzenia plakatu, ale też rozmowy z autorem w formie wideo konferencji.
Konferencja to też networking
Organizatorom zależało na jak największym odwzorowaniu konferencji stacjonarnej w świecie wirtualnym. Stąd duży nacisk położony został na interakcję pomiędzy uczestnikami. Każdy z nich mógł porozmawiać z dowolnym innym uczestnikiem konferencji poprzez prywatny czat lub umówić się z nim na wideo rozmowę.
Czaty udostępnione przy scenach głównych służyły uczestnikom do bezpośredniego komentowania poszczególnych wykładów i debat. Każda chętna osoba, w dowolnym momencie mogła zadawać pytania na czacie lub łączyć się z specjalnie przygotowanym pokojem online i tam w formie wideo zadać pytanie prelegentom.
Aby jeszcze bardziej zintegrować grupę stworzyliśmy dedykowane pokoje, w których uczestnicy mogli swobodnie rozmawiać. Jeden w wieczorów zakończyły warsztaty z profesjonalnym somelierem.
Lively dla Szkoły Letniej Zarządzania
Nasza praca obejmowała przede wszystkim szereg prób z prelegentami oraz organizatorami. Stworzenie dedykowanej platformy i aktualizacja na niej treści, Przygotowanie różnych formatów grafik do maili oraz na potrzeby samej platformy. Projekt plansz realizacyjnych na potrzeby streamu na scenę plenarną. Tak naprawdę zaprojektowaliśmy całą oprawę wizualną konferencji. Po naszej stronie była także koordynacja wiadomości push z platformy. A finalnie - realizacja konferencji – 7 scen z czego 4 równolegle. Support techniczny dla uczestników. Koordynacja wejść na żywo. Pomoc uczestnikom i prelegentom przed i w trakcie konferencji. Opracowanie statystyk po konferencji.
Platformą, którą zaproponowaliśmy dla organizatorów była platforma PINE. Jedna z najbardziej wszechstronnych platform do eventów online dostępnych na rynku. Dlatego niezależnie od tego czy do rejestracji wykorzystaliśmy evenea, a do warsztatów Zoom i tak finalnie wszystkie materiały i stream był w jednym miejscu w platformie PINE.
Statystyki
Statystyki eventu online:
- Uczestnicy: 379
- Prelegenci: 70
- 21 sesji plenarnych, równoległych i warsztatów,
- 26 sesji posterowych,
- Platforma: PINE/ Teams /Zoom
- 100% online
- Czas trwania: 3 dni, 52 godziny streamu
