W dniach 10-12.02.2021 odbyła się 61. Sesja Naukowa Instytutu Ochrony Roślin. W realizowanej przez Lively konferencji online wzięli udział przedstawiciele ośrodków naukowych z całego świata. Odpowiadaliśmy za stronę techniczną wydarzenia i wybór oraz obsługę platformy konferencyjnej. W ciągu trzech dni odbyły się 142 wystąpienia, 275 autorów.
Od początku…
Prace nad projektem rozpoczęliśmy już w listopadzie, a zadanie było ambitne z uwagi na hybrydowy charakter wydarzenia, dużą liczbę uczestników i szereg wyśrubowanych wymagań technicznych względem platformy online, na której odbyć się miała konferencja. Część wydarzenia miała być ogólnodostępna, między innymi dzięki streamingowi w social mediach IOR, a część dostępna wyłącznie dla zarejestrowanych uczestników.
61. sesja naukowa IOR łączyła się w tym roku bezpośrednio z jubileuszem 70-lecia naszego Instytutu – mówi prof. dr hab. Natasza Borodynko
Konferencja naukowa online
W czasie konferencji: Lively i IOR razem w trosce o środowisko przed kamerami na miejscu pojawiło się 25 prelegentów, pozostała znakomita większość łączyła się zdalnie. Oprócz prelegentów w sesji wzięło udział 70 zdalnych dyskutantów. W trakcie wydarzenia działały dwie równoległe sceny. Przygotowaliśmy dwa zestawy sprzętu, aby umożliwić występ prelegentów znajdujących się na miejscu w studiu, ale też tych, którzy łączyli się zdalnie, ze swoich domów i biur. Prowadzący sesje mogli swobodnie rozmawiać i zadawać pytania do uczestników. Całość była emitowana na dwóch wirtualnych scenach na platformie eventowej.
Panele dyskusyjne trwały równolegle na obu scenach. Dyskutanci znajdowali się zarówno na miejscu w salach konferencyjnych jak i zdalnie. Zapewniliśmy wspólne środowisko do przeprowadzenia debat oraz wsparcie techniczne dla prelegentów łączących się zdalnie.
Co ciekawe, w trakcie konferencji miały miejsce tłumaczenia symultaniczne w czasie sesji inauguracyjnej konferencji oraz prelekcje wystąpienia były tłumaczone z polskiego na język angielski. Zapewniliśmy niezbędny sprzęt do przeprowadzenia tłumaczenia oraz utworzyliśmy kolejną wirtualną scenę z tłumaczonymi wystąpieniami.
Konferencja była też okazją do wejścia w interakcję między uczestnikami a panelistami. W tym celu przygotowaliśmy indywidualne chat roomy na platformie eventowej wydarzenia. Każda scena wirtualna, każde stoisko sponsorskie, każdy pojedynczy poster miał indywidualny chat. Ponadto funkcjonował ogólny chat całej platformy i chat pomocy technicznej.
Dodatkowo, każdy uczestnik konferencji mógł wysłać prośbę o indywidualne spotkanie z innym uczestnikiem, prelegentem lub wystawcą. Mógł też wysłać prywatne wiadomości tekstowe do innych uczestników i to wszystko w obrębie jednej platformy.
Kolejnym elementem wydarzenie były stoiska Expo segmentowane na różne grupy. W zależności od rangi wystawcy czy wykupionego pakietu sponsorskiego przygotowane zostały dedykowane stoiska expo. Zapewniliśmy wsparcie dla wystawców podczas ich projektowania i uzupełniania treściami, sprawdzaliśmy też poprawność wyświetlania materiałów.
Każdy z uczestników miał również możliwość uzupełniania swoich profili w formie wizytówki z możliwością dodawania grafik, linków i informacji.
Dobra organizacja to podstawa
W Lively lubimy ambitne projekty i wyzwania. Nasza oferta okazała się najlepiej odpowiadać na brief oraz potrzeby klienta. Zabraliśmy się do pracy. Zaczęliśmy od sprawnej organizacji. Zaproponowaliśmy, aby pracę nad projektem w całości przenieść do Microsoft Teams. Powstał zespół projektowy, w którym pracowały osoby z Lively oraz IOR.
Praca nad tak dużą konferencją znacznie wykracza poza standardowe zarządzanie projektem. Trzeba liczyć się z konieczną weryfikacji początkowych założeń i tworzenia elastycznych rozwiązań.
Najważniejsza jest współpraca
Dwa zespoły realizacyjne pracowały równolegle przez trzy dni. A jak wygląda organizacja takiego wydarzenia od strony technicznej? Filip z Lively opowiada o licznych elementach, które muszą współgrać niczym orkiestra, aby wydarzenie przebiegło bezproblemowo:
A jakie były doświadczenia samych prelegentów biorących udział w 61. Sesji Naukowej IOR? O wrażenia zapytaliśmy dr hab. Pawła Beresia:
Statystyki
Statystyki eventu online:
- Uczestnicy: 550
- Prelegenci: 65
- Dyskutanci: 60
- Sesje posterowe: 80
- Wykłady: 75
- 100% online/Hybrydowo
- Czas trwania: 3
