W dniach 4-5 marca 2021 r. odbyło się sympozjum naukowe “The 1st Women in Science Symposium” (WiSS). Agencja Lively odpowiadała za organizację tego wyjątkowego wydarzenia od strony technicznej i dobór platformy komunikacyjnej. Konferencja miała na celu zwiększenia świadomości własnego potencjału i możliwości kariery młodych naukowców i naukowczyn ze szczególnym naciskiem na obecność kobiet w świecie naukowym.
Podczas dwudniowego sympozjum uczestnicy spotkali się z odnoszącymi sukcesy, uznanymi naukowcami z różnych środowisk zawodowych - akademickich, przemysłu, wydawnictw naukowych i socjologii.
WISS jest inicjatywą środowiska Międzynarodowego Instytutu Biologii Molekularnej i Komórkowej w Warszawie (IIMCB). Jest on jednym z najnowocześniejszych w swojej dziedzinie instytutów badawczych w Polsce, posiadającym kategorię A + wynikającą z oceny parametrycznej jednostek naukowych w Polsce przeprowadzonej przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Powstał przy wsparciu Rządu RP, Polskiej Akademii Nauk (PAN) i UNESCO. Sympozjum było finansowane z programu „Doskonała nauka” Ministerstwa Edukacji i Nauki (dawniej Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego).
Zadanie postawione przed Lively w briefie nie było proste – skomplikowana strona internetowa, liczne wykłady i warsztaty, stworzenie środowiska idealnego do interakcji między prelegentami i uczestnikami, platforma dyskusyjna przy okrągłym stole czy naukowe “szybkie randki” to tylko niektóre elementy wydarzenia. Z uwagi na międzynarodowy charakter sympozjum odbywało się w języku angielskim. Trudne zadanie? W Lively najbardziej lubimy ambitne projekty, przy których możemy się nie tylko dzielić wiedzą i doświadczeniem, ale też dużo nauczyć. Zaproponowaliśmy połączenie sił dwóch platform – PINE z poziomu uczestników oraz Microsoft Teams dla prelegentów.
Zespół pracujący nad ofertą i projektem był gotowy na stworzenie rozbudowanej strony o konferencji z rejestracją, platformy z wieloma funkcjonalnościami oraz oczywiście wsparcia technicznego w zakresie streamingu. Całość miała również zawierać wsparcie w copywriterskie i komunikacjyjne. Wiedzieliśmy, że takie zadanie wymaga stworzenia mocnego zespołu, połączenia osób, które dobrze czują się w poszczególnych elementach zadania z briefu. Przygotowaliśmy ciekawą, interesującą i budżetowo konkurencyjną propozycję, ale najbardziej zaskoczyliśmy klienta holistycznym podejściem. Zależało nam na tym, aby poza elementami z briefu nasza propozycja obejmowała też aktywności, które naszym zdaniem idealnie pasowały do tej konferencji, a o których klient nie pomyślał. Kluczowe były spotkania z klientem, podczas którego omówiliśmy naszą propozycje, przedstawiliśmy platformę oraz harmonogram prac na projektem. Wszystkie elementy układanki ułożyły się w harmonijny obraz i chyba to właśnie zaważyło na pozytywnym dla Lively rozstrzygnięciu przetargu.
- To chyba najciekawszy projekt jaki miałem przyjemność współorganizować i przy którym miałem okazję pracować - mówi Piotr, Project Manager & Video Coordinator w Lively. - Pod względem technicznym konferencja WISS jest połączeniem dwóch narzędzi. Wszyscy uczestnicy oglądają konferencję poprzez platformę PINE, ale prelegenci łączą się poprzez Microsoft Teams - dodaje.
Jak narodził się pomysł organizacji sympozjum? Opowiada Almudena Ponce Salvatierra, główna organizatorka i inicjatorka wydarzenia:
- “The 1st Women in Science Symposium” (WiSS) jest inspirowany sympozjum WCANet - Women, Careers and Networks, który odbywa się w Instytucie Maxa Planka w Getyndze w Niemczech. Byłam zaangażowana w organizację tego sympozjum wiele lat temu i pomyślałam, że to bardzo pomocne wydarzenie, które można też zorganizować w Warszawie. Założeniem WISSu jest ukazanie różnorodności ścieżek kariery, które są dostępne dla naukowców na różnych poziomach kariery, na różnych polach, poprzez doświadczenia i świadectwa prelegentów.
WISS to wydarzenie, którego głównym celem jest wspieranie młodych naukowczyn w rozwoju kariery. Pomaga nawiązać relacje oraz dostrzec mniej oczywiste ścieżki rozwoju.
- Women in Science Symposium zostało zaprojektowane jako spotkanie, podczas którego kobiety ze środowisk naukowych mogą się spotkać i podzielić doświadczeniami ze sobą oraz innymi uczestnikami, którymi są studenci, absolwenci oraz badacze – ludzie na różnych poziomach kariery i z różnymi doświadczeniami - opowiada Małgorzata Figiel, organizatorka sympozjum. - Poza dzieleniem się trudnościami, sposobami radzenia sobie z nimi i doświadczeniami chcieliśmy też pokazać różne ścieżki kariery, które są do wyboru w świecie naukowym. Wiele z nas od razu myśli o ścieżce akademickiej, ale jest też szereg różnych innych karier, które można wybrać w nauce. To był jeden z naszych celów. Oprócz tego chcieliśmy dać szersze spektrum z punktu widzenia socjologów, którzy skupiają się na równowadze płci zawodowo - dodaje.
Początkowo, plany były inne. Jak wiele wydarzeń sympozjum planowane było jako tradycyjna konferencja. Organizatorom zależało na umożliwieniu naukowczyniom nawiązanie relacji i wymianę doświadczeń. Pandemia pokrzyżowała te plany i trzeba było zacząć szukać nowych, świeżych rozwiązań.
- Niestety z powodu pandemii musieliśmy zmienić nasze plany bardzo drastycznie. Na początku myśleliśmy o tradycyjnej konferencji, tutaj, w naszym Instytucie, ale z powodu restrykcji i niestabilnej sytuacji w pewnym momencie uświadomiliśmy sobie, że musimy ją przenieść do internetu - mówi Małgorzata Figiel - Musieliśmy dokonać ustaleń z Ministerstwem, które funduje naszą konferencję i to zajęło nam bardzo dużo czasu, wynikiem czego na końcu mieliśmy bardzo napięty harmonogram. Niemniej jednak, przy wsparciu Lively byliśmy w stanie zrealizować wszystkie cele. Po konferencji dostaliśmy bardzo pozytywne informacje zwrotne od naszych uczestników. Ludzie kontaktowali się z nami albo podchodzili mówiąc jak bardzo im się podobało i to było jedno z najlepszych wydarzeń tego typu, w jakich uczestniczyłam - opowiada.
Czy był stres? Jasne! Organizatorzy bardzo liczyli na tradycyjną formę wydarzenia, co jest zupełnie zrozumiałe, najlepiej czujemy się w środowisku i projektach, które dobrze znamy. WISS w wersji online był skokiem na głęboką wodę, do tego przygotowanym w ekspresowym tempie. Czy warto było zaryzykować?
- Wyszło lepiej niż się spodziewaliśmy! Było to stresujące, wszyscy byliśmy już przy organizacji tradycyjnych wydarzeń więc wiedzieliśmy jak myśleć o konferencji, ale nie wiedzieliśmy jak wypadnie wydarzenie online - o swoich wątpliwościach opowiada Almudena Ponce Salvatierra - Czy ludziom się to będzie podobać? Czy będą uczestniczyć, angażować, na przykład w naukowym speed datingu? Albo zadawać pytania prelegentom? Mieliśmy wątpliwości co do tych rzeczy i myślę, że tym stresowaliśmy się najbardziej. Tymczasem wyszło naprawdę dobrze!
- Teraz podchodzę znacznie bardziej entuzjastycznie do uczestnictwa i organizowania tego typu wydarzeń online jako uzupełnienia do tradycyjnych eventów, które też mają swoje zalety – dodaje Małgorzata Figiel.
Po zakończonej konferencji uczestnicy i prelegenci podzielili się informacjami zwrotnymi i dla takich chwil warto pracować - podobały im się tematy, zarówno wykładów, jak i warsztatów, ale także możliwości jakie dawały zaproponowane przez Lively platformy. Chwalona była prostota nawigacji i estetyka wykonania.
- Mieliśmy bardzo dobre informacje zwrotne, byliśmy naprawdę pozytywnie zaskoczeni. Uczestnikom podobał się skład prelegentów, byli bardzo zadowoleni i zainspirowani ich wypowiedziami. Poprosili nas o ponowne zorganizowanie WISS w przyszłym roku. Podobała im się również platforma, komentowali, że jest prosta do nawigacji i pięknie zrobiona. Z czym się jak najbardziej zgadzamy, na też się bardzo podobała - mówi Almudena Ponce Salvatierra.
Mamy nadzieję, że zgodnie z życzeniem uczestników sympozjum WISS w przyszłym roku będzie miało kolejną edycję. Cenimy projekty, w których wymagający klient wie, czego chce, a my wiemy jak najlepiej to wcielić w życie. Dobra komunikacja to podstawa – w eventach online, w pracy, i w życiu. Realizacja tego wydarzenia przyniosła nam dużo satysfakcji, ale też radości z pracy. Doceniamy możliwość realizowania projektu, który jest ważny społecznie. Wartości, które przyświecają inicjatorom konferencji są bliskie również nam. Dziewczyny, jesteście super! #girlspower
