Czy zastanawialiście się w jaki sposób przeprowadzić konferencję międzynarodową? Ale taką naprawdę międzynarodową, w czasie której uczestnicy znajdują się dosłownie na całym świecie?
Oczywiście można zaprosić wszystkich słuchaczy do jednego miasta i realizować agendę, jednak jeśli chcemy uniknąć logistycznego zamieszania, zaoszczędzić (bo koniec końców to też się liczy), a także zwrócić uwagę na dobro środowiska (minimalizując emisję CO2 do atmosfery), to spróbujcie pójść drogą organizatorów konferencji ISUF 2022 (XXIX CONFERENCE OF THE INTERNATIONAL SEMINAR ON URBAN FORM).
Pod koniec czerwca, kiedy dzieją się ostatnie egzaminy, wystawianie finalnych ocen, podsumowanie całego roku, grafik zawsze jest napięty, a zarówno grono pedagogiczne jak i rodzice chcą uczestniczyć w ewaluacji. Aby usprawnić takie spotkania, warto przenieść je do świata online.
ISUF 2022
ISUF International Seminar on Urban Form to coroczna konferencja, odbywająca się w różnych lokalizacjach, Tegoroczne rozmowy na temat urbanizacji, morfologii i wielu innych ciekawych aspektach budowy i rewitalizacji miast. Edycja 2022 odbyła się w Polsce, 3 dni w Łodzi i jeden dzień w Krakowie.
Konferencja hybrydowa 22/24h
Napisać, że była to konferencja hybrydowa to nic… Sesje odbywały się onsite w dwóch miastach (Łódź i Kraków) dzień po dniu. Każda sesja plenarna była w salach brandowanych kolorami wydarzenia i streamowana na specjalnie przygotowaną i skonfigurowaną platformę.
ISUF to też sesje równoległe, przeprowadzone w trybie nagrań równoległych. W jednym momencie w 3 salach. To nie koniec! Dla uczestników śledzących wydarzenie online z najodleglejszych miejsc na ziemi (dosłownie… były Chiny, Portugalia, Włochy…) organizatorzy udostępnili 12 sesji nocnych, gdzie przy pomocy platformy ZOOM speakerzy mogli prezentować swoje prace i dyskutować o nich w przeznaczonym na to czasie!
Dodatkowo, jak na wydarzenie hybrydowe przystało, uczestnicy będący na miejscu w Krakowie i Łodzi mieli możliwość zwiedzania konkretnych rejonów miast związanych z tematyką konferencji.
- Reasumując:
- każdego z 4 dni konferencji
- obsługiwaliśmy łącznie ponad 37 godzin(!) wydarzeń online i onsite,
- co przekładało się średnio na 22 godziny wydarzeń w ciągu doby!
Był to bardzo napięty i mocny tydzień, ale cały team realizacyjny i produkcyjny stanął na wysokości zadania, więc każda sesja nie pozostała bez opieki 😊
Lively team w akcji
Odpowiadaliśmy za całość kwestii technicznych. Przygotowaliśmy autorską platformę online korzystając z własnego pomysłu jak i platformy VIMEO, aby wszyscy uczestnicy online mieli do niej dostęp. Przygotowaliśmy branding sal konferencyjnych, aby na miejscu widać było markę ISUF. Zrealizowaliśmy wszystko na miejscu (a nawet w dwóch miejscach) i wystreamowaliśmy do naszej platformy, a także zmagazynowaliśmy nagrania sesji równoległych. Czuwaliśmy nad sesjami nocnymi na Zoomie. W czasie eventu: Magda, Darek, Krzysiek, Filip, Piotrek, Michał i wcześniej: graficzka Justyna i webdeveloper Tomek, znowu poradzili sobie bez zarzutu!
Takie Eventy lubimy najbardziej 😊 A mając po drugiej stronie klienta, który wie czego chce, ma świetle zaplecze merytoryczne i potrzebował tylko pomocy techniczno-organizacyjnej – to nie mogło się nie udać 💪💪.
Statystyki
Statystyki eventu online:
- 2 miasta
- 5 dni
- 126 speakerów
- 276 sesji
