Event online - Virtual Cycle Meeting by TAKEDA
Virtual Cycle Meeting by TAKEDA to coroczne spotkanie polskich pracowników firmy TAKEDA, podczas którego dzielą się wspólnie swoimi wizjami rozwoju na najbliższe lata.
Realizacja, która kilkanaście dni przed swoim finałem zmieniła całkowicie swoją formułę i na długo pozostanie w naszej pamięci. Sytuacja pandemiczna w Polsce wymusiła na nas bardzo szybkie zmiany w scenariuszu, a także zrealizowanie wydarzenia w formule 100% online. Największym wyzwaniem pozostały nagrania poszczególnych punktów, które w początkowej wersji miały obejmować nawet przestrzenie… ogrodu botanicznego w Warszawie! Finalnie z powodu obostrzeń sanitarnych zrealizowaliśmy je na green screenie zachowując ich bardzo interesującą i nowoczesną formę!
Jak wyglądała komunikacja z uczestnikami
Komunikacja rozpoczęła się na 2 tygodnie przed datą planowanego wydarzenia. Punktem startowym była publikacja stworzonej przez nas strony www, na której uczestnicy mogli znaleźć informacje dot. agendy samego spotkania. W międzyczasie na stronie publikowaliśmy odcinki video bloga podczas których prelegenci i specjalni goście odpowiadali na różnego rodzaju pytania. Całość komunikacji dopełniły systematyczne mailingi odsłaniające kolejne punkty agendy i zapraszające do rejestracji i odbioru specjalnie przygotowanego welcome packa.
Dedykowana strona www
Na potrzeby wydarzenia, przygotowaliśmy dedykowaną stronę internetową z systemem rejestracji. To tam umieszczaliśmy wszystkie informacje związane ze spotkaniem, oraz pliki video. Dzięki dodatkowemu formularzowi osoby rejestrujące mogły wyrazić chęć odbioru konferencyjnej przesyłki. Finalnie, na stronie pojawiły się wszystkie nagrania z konferencji i paneli dyskusyjnych. Pojawiła się także dodatkowa podstrona z plikami, które mogli pobrać uczestnicy.
Integracja online - czemu nie?
W czasie Virtual Cycle Meeting by TAKEDA odbyła się teambulidingowa rozgrywka. Rozpoczęła się godzinną pracą w grupach. Najlepsze zespoły rywalizowały ze sobą następnie w półgodzinnej sesji. Zaproponowana przez nas rozgrywka miała na celu wzmocnienie umiejętności rozwiązywania problemów przez zespół pracujący zdalnie, wzmocnić temat komunikacji na odległość, a także budować zaangażowan
A może warsztaty online?
Agenda wydarzenia TAKEDA poza mocno merytoryczną jej częścią zawierała także bloki POWER ACTIVITIES. Dzięki przesłanych wcześniej do uczestników paczkach, mogli oni przygotować wspólnie koktajle, poznać podstawy japońskiej kuchni, a także wykonać serię ćwiczeń wywodzących się z kultury dalekowschodniej.
Na koniec konferencji przyszedł czas na odpoczynek - uczestnicy wraz ze specjalistami wykonywali ćwiczenia, które podpowiadały jak poprawnie oddychać, a także poznali podstawy jogi. To wszystko w 100% online!
Platforma do videokonferencji
W trakcie nagrań i samej realizacji eventu dla firmy TAKEDA korzystaliśmy z wachlarza narzędzi pozwalających transmitować i nagrywać prelegentów. Dzięki temu mogliśmy dostosować się w pełni do preferencji poszczególnych osób i zrealizować nagrania w bardzo szybkim i profesjonalnym trybie, przeprowadzając wcześniej serię prób, tak aby w czasie wystąpień online każdy czuł się komfortowa i mógł skupić się na merytoryce, nie na aspektach technicznych.
Gala rozdania nagród w wersji online
Podczas wydarzenia punktem kulminacyjnym był moment wręczenia nagród dla zespołów, które w ostatnim roku najbardziej zbliżyły się do stawianych przez siebie celów. Ze wszystkimi uczestnikami połączyliśmy się już wcześniej, a w momencie ogłoszenia wyników prezentowaliśmy wspólnie zwycięski zespół. Wirtualne pokoje pękały od braw, a całość dopełniły gratulacje nagrane wcześniej przez samego Jerzego Dudka!
Statystyki
Statystyki eventu online:
- Ilość osób: 150 osób, 50 prelegentów z 10 krajów
- Platforma: dedykowana strona www
- 100% online
- Czas trwania: 2 dni
