Wszystko, co powinieneś wiedzieć, by zrealizować skuteczną sesję posterową w czasie wirtualnej konferencji
„Uczestnik konferencji przywozi swoją prezentację w postaci dużego plakatu, wiesza na przygotowanym stojaku i staje przed nim w wyznaczonej w programie porze. Zainteresowani podchodzą, oglądają i dyskutują w bezpośrednim kontakcie z autorem, mając przed oczami wszystkie potrzebne dane i ilustracje. Dodatkowo w czasie sesji posterowej do wielu plakatów dołączane są "miniaturki", wydrukowane i powielone w formacie A4 lub kopie publikacji naukowych, które uczestnicy konferencji mogą zabrać ze sobą”.
Eventy online to coś znacznie więcej niż dobra platforma do streamingu. Żeby odnieść sukces, potrzeba kompetencji po stronie produkcji, takich jak dobre zaplanowanie zadań i zarządzanie projektem, organizacja pracy zespołu czy pilnowanie harmonogramu. Na podstawie doświadczeń minionego roku i ponad 100 przeprowadzonych projektów online podpowiadamy, jak można zoptymalizować te działania i ułatwić przygotowanie oraz przeprowadzenie konferencji w sieci w oparciu o narzędzia, procedury czy podręczne szablony dokumentów (czyli popularne „gotowce”).
Wyobraźmy sobie teraz, że 50 osób prezentujących postery, chce przedstawić 10-minutowe wystąpienie. Bez przerw zajęłoby to... ponad 8 godzin! Wystarczy prosty rachunek, by zrozumieć, że oznacza to konieczność zorganizowania kolejnego dnia konferencji lub uczestnicy będą musieli wybierać pomiędzy trwającymi wykładami a sesjami posterowymi.
Dlaczego nie wykorzystać zatem do przeprowadzenia sesji posterowych możliwości, jakie daje nam online?
Większość osób biorących udział w eventach online korzysta z laptopa. A jeśli ktoś woli mobile? Żaden problem! Ponad 95% smartfonów ma wyświetlacz powyżej czterech cali, 80% platform ma dedykowane aplikacje mobilne. Daje to możliwość czytelnego odbioru treści posterów.
Jak zorganizować sesję posterową online?
Możliwości jest bardzo dużo. Możemy wykorzystywać gotowe funkcjonalności, które dają niektóre platformy eventowe lub budować własne narzędzia, jeszcze lepiej dopasowane do potrzeb projektu. Takie rozwiązanie najczęściej oparte jest o budowanie strony internetowej.
Ważnym punktem jest ustalenie formatu posteru. Warto gruntownie przeanalizować, z jakich urządzeń będą najczęściej korzystać nasi uczestnicy. Pozwoli to na zoptymalizowanie formatu wyświetlania posteru. W online nie jesteśmy już ograniczani do określonego wymiaru kawałka papieru. Posterem może być plik PDF, zdjęcie, prezentacja czy film. Dodatkowo do każdego posteru przeznaczony jest oddzielny czat, gdzie zainteresowani uczestnicy mogą zadawać pytania jego twórcy. Idąc dalej, można również przygotować pokoje dyskusyjne, wykorzystujące narzędzia wideokonferencyjne, aby umożliwić bardziej bezpośredni kontakt z twórcą lub innymi zainteresowanymi uczestnikami.
Dlaczego warto zdecydować się na przygotowanie sesji posterowych w online?
Lista plusów jest długa:
- ochrona środowiska,
- oszczędność energii
- mniej wygenerowanych odpadów,
- lepsza organizacja sesji posterowych,
- większe możliwości prezentacyjne i networkingowe,
- opcja powrotu do postera w dowolnym momencie,
- i wiele innych.
Wymienione aspekty odnoszą się do całego obszaru konferencji online, nie tylko do sesji posterowych — będziecie mogli o tym przeczytać już niebawem.
Jeżeli chcecie zobaczyć, jak wyglądała konferencja online, w której sesja posterowa stanowiła bardzo ważny element — zapoznajcie się z relacją z konferencji 61 SNIOR dla PIB w Poznaniu, którą z przyjemnością realizowaliśmy w lutym 2021.
