#BrunchEB – porozmawiajmy o kreatywności
Meet up dla specjalistów HR i EB. Intensywnie, merytorycznie i hybrydowo.
1. Część 1 - “Przed”
2. Część 2 – „W trakcie wydarzenia”
3. Część 3 – „Po wydarzeniu”
Komunikacja jest bardzo ważna – to frazes powtarzany przez wszystkich, nie tylko marketingowców. Teoretycznie wszyscy mamy tego świadomość, ale wiemy jak jest – teoria to jedno, a życie drugie. Niezależnie od tego czy jesteś weteranem w branży, czy dopiero stawiasz w niej pierwsze kroki i jak wiele zostało na temat napisane - warto co jakiś przypomnieć sobie najważniejsze zasady skutecznej promocji. Tym tekstem rozpoczynamy cykl dotyczący komunikacji. Przedstawimy perspektywę marketingową i komunikacyjną przed, w trakcie oraz po samym wydarzeniu online. Na każdym z tych etapów ważne są inne aspekty. Dzisiaj rozpoczynamy od tego, co powinno wydarzyć się przed.
Komunikacja wydarzen wirtualnych ma wiele punktów wspólnych z promocją każdego innego eventu. Jednak chcemy ją pokazać ze swojej perspektywy – osób, które specjalizują się w organizacji eventów online. Niektóre z elementów mogą wydać się oczywiste, ale z pewnością pokażemy też smaczki, które mogą wydarzyć się tylko w online. Do sedna…
Po pierwsze, od nakreślenia wizji całości, celu wydarzenia oraz grupy docelowej. Musimy amiętać o tym, jaki rodzaj wydarzenia organizujemy: webinar, konferencję naukową czy jeszcze inną formę eventu online. Po drugie, ustalmy gdzie chcemy prowadzić streaming: wykorzystując media społecznościowe (co implikuje nam wydarzenie otwarte, w którym uczestniczyć będą mogli wszyscy chętni), czy może wykorzystamy jedną z platform np. Teamsy, Pine, Evenea – a tam wpuścimy osoby, które wcześniej się rejestrowały?
Gdy już wiemy co i komu komunikujemy, pora odpowiedzieć sobie na pytanie: jak? Jeśli naszą grupą docelową są partnerzy biznesowi, klienci lub pracownicy warto wykorzystać własne narzędzia i bazę danych np. do wysyłki dedykowanego maila z zaproszeniem.
Jeśli natomiast planujemy event otwarty (przez marketingowców lubiany najbardziej) powinniśmy dotrzeć z przekazem do osób, które nie znają jeszcze naszej marki i mogą stać się naszymi klientami. W takim wypadku warto przeanalizować co lubią i jak zachowują się potencjalni uczestnicy wydarzenia:
Nie mamy swojej bazy, którą możemy wykorzystać do zaproszenia uczestników? Zastanówmy się, kto może nią dysponować! Przy wysyłce mailingu można na przykład skorzystać z bazy któregoś z większych portali. Eventowe must have czyli co trzeba przygotować:
Pora na włączenie kreatywności i efektu “wow”. Ogranicza nas tylko budżet i pomysłowość, a czasami również czas ????. Poza tym – sky is the limit!
Niezależnie od rodzaju działa i narzędzi, na które się zdecydujemy, dla spójności przekazu wszystkie treści powinny kierować w jedno miejsce. Może być to np. strona wydarzenia na Facebooku lub LinkedIn, jednak najczęściej wybór pada na strony www. Nie zapominajmy o wpięciu kodu Google Analytics, dzięki któremu zyskamy kopalnię wiedzy o naszych odbiorcach i zyskamy możliwość śledzenia źródła ruchu. Pamiętajmy też o SEO – uzupełnienie opisów, alt tagów i wszystkich obrazków zwiększy prawdopodobieństwo wypozycjonowania tej strony lub podstrony w obrębie naszej domeny.
Na stronie www możemy też prowadzić zapisy. W zależności od tego czy wydarzenie jest płatne czy ogólnodostępne, możemy ustawić także możliwość przekierowania do stron z transakcjami i generowania automatycznego potwierdzenia.
To moment, w którym powinna wystartować strona www. Minimum przy zaproszeniach na mniejsze wydarzenia typu webinar to 2 tygodnie promocji. Przy dużych konferencjach dajmy sobie i uczestnikom więcej czasu. W takim wypadku strona www posłuży nam jako narzędzie do przekazywania kolejnych informacji – nowych tematów wystąpień, przedstawiania sylwetek prelegentów etc.
Nasza baza powinna być, chociaż w części, zapełniona. To dobry moment na przypomnienie gdzie i kiedy dokładnie się spotkamy. Jeżeli baza jeszcze nie jest dla nas satysfakcjonująca, sprawdźmy swoje płatne kampanie - być może warto zintensyfikować działania na ostatniej prostej.
Niektórym zaczną puszczać nerwy ????, ale jeśli wszystko mamy zaplanowane i zapięte na ostatni guzik nie ma powodu do paniki! Czasami jest to moment, w którym wyłączamy możliwość rejestrowania się, aby mieć już zamkniętą listę gości. Do tych, którzy zapisali się na nasze wydarzenie online, wysyłamy najważniejsze informacje. Dla wydarzeń transmitowanych na stronie www (np. tej samej, na której odbywała się rejestracja) lub w mediach społecznościowych, wystarczy przypominajka „gdzie”. Jeżeli stream ma odbyć się w konkretnej platformie, to ten dzień, w którym wysyłamy link do narzędzia.
Stay tuned, niedługo podpowiemy, co można robić w trakcie wydarzenia…
Właściwa komunikacja to jeden z głównych czynników sukcesu eventu online. Niezależnie, czy event kierowany jest do zamkniętej grupy, czy do szerokiego grona odbiorców, od sprawnej komunikacji w ogromnym stopniu zależy, czy zrealizujemy jego cele. W poprzednim materiale opisaliśmy szczegółowo, jak przygotować i przeprowadzić komunikację przed wydarzeniem. Dziś dzielimy się praktycznymi wskazówkami, jakie działania warto wykonać podczas samego eventu.
Komunikacja w trakcie wydarzenia online powinna być dostosowana do jego specyfiki i celu. W przypadku eventu zamkniętego np. sprzedażowego, skuteczna komunikacja sprawi, że uczestnik poczuje się zaopiekowany, doceniony, a to pomoże wzmocnić więź marki z odbiorcami (brand attitude). W evencie otwartym komunikacja w trakcie przekłada się na zaangażowanie i czas poświęcony wydarzeniu. Obok merytoryki jest to jedno z ważniejszych narzędzi, którym możemy spowodować, że uczestnik pozostanie na spotkaniu do końca i będzie z nami w kolejnych edycjach lub będzie polecał je znajomym. Ale i tak najważniejszy jest…
Ważne, byśmy nie realizowali komunikacji w trakcie wydarzenia “na żywioł”. Harmonogram komunikacji, tak jak inne aspekty projektu, należy wcześniej zaplanować i przygotować.
Podczas wydarzenia organizatorzy mają zawsze ręce pełne pracy i trudno wtedy realizować dodatkowe działania. Na szczęście dużą część elementów można przygotować już wcześniej, przykładowo powiadomienia do wysyłki o końcu przerwy, czy podziękowanie za uczestnictwo w danym dniu. Większość platform oferuje też możliwość ustawienia konkretnej godziny wysyłki (co jest dużym ułatwieniem, ale trzeba o tym pamiętać jeśli zmieni nam się agenda lub zdarzą opóźnienia ).
1. Przede wszystkim to, co pojawia się zawsze, na każdym wydarzeniu: powitanie, wszelkie informacje organizacyjne.
2. Oczywiście kolejne punkty agendy, zapowiedzi tematów czy wizytówki prelegentów. W zależności od platformy, którą wybraliśmy do przeprowadzenia eventu, niektóre z tych informacji mogą być prezentowane w dedykowanej zakładce - wtedy nie trzeba już o nich przypominać w trakcie osobnymi kanałami.
3. Praktycznym pomysłem jest publikowanie haseł czy hasztagów, które mogą służyć komunikacji w social mediach - jeśli chcemy, by wokół naszego wydarzenia powstał dodatkowy buzz w sieci. Mogą się one pojawić już w tzw. liczniku, który wyświetlany jest tuż przed startem i odlicza czas do “godziny 0”.
4. Możemy także poruszać kwestie merytoryczne, bezpośrednio i kontekstowo nawiązując do treści, o których jest mowa podczas wydarzenia i odsyłać zainteresowanych w dedykowane miejsce, np. na stronie czy platformie, żeby dowiedzieli się jeszcze więcej. Tak prowadzona komunikacja będzie zachęcać uczestników do wypowiedzi, stymulować dyskusje i podnosić poziom zainteresowania spotkaniem w trakcie.
Przede wszystkim tekstowo. To neutralne rozwiązanie, które nie odrywa uczestników od słuchania np. paneli merytorycznych. Możemy dodawać różnego rodzaju treści w różnych miejscach: krótkie - np. w czacie i jako pushe, dłuższe - w dedykowanych zakładkach platformy czy w mailach.
Po drugie - pamiętajmy o grafikach. Są uzupełnieniem komunikacji słownej. Animacje pomiędzy poszczególnymi elementami agendy pomagają dodatkowo utrzymać uwagę. Często są dynamiczne, z dodanym podkładem muzycznym. Za ich pomocą możemy informować o przejściu do kolejnej części wydarzenia, przedstawić prelegentów i tytuły ich wystąpień.
Pamiętając o komunikacji marki, w trakcie wydarzenia pokazujemy logotypy, a w przypadku wydarzeń wizerunkowych i sprzedażowych, także swoje produkty. Mogą być to plansze statyczne, plansza z logotypami czy krótkie filmy produktowe.
Większość z tych materiałów jest prezentowana w czasie wydarzenia, ale jeżeli nie udostępnimy ich później, uczestnicy do nich nie wrócą. Tylko nieliczne platformy utrzymywane są jeszcze po zakończeniu wydarzenia. Inaczej jest w przypadku, kiedy stream wydarzenia ma miejsce na dedykowanej stronie lub bezpośrednio w mediach społecznościowych. Wtedy wszystkie treści zagregowane są w jednym miejscu i uczestnik może do nich wracać.
Dobrą praktyką jest też zamieszczanie linków do ciekawych treści czy kanałów w mediach społecznościowych. Pozwala to na poszerzenie wiedzy i kierowanie ruchu na strony, które chcemy promować. Do linków warto dodać kod UTM, aby jeszcze lepiej śledzić źródło ruchu, jeżeli kierujemy np. na stronę korporacyjną.
Pamiętajmy też o wykorzystaniu wydarzenia na żywo do dodatkowej komunikacji np. informującej o kolejnej prelekcji czy zaproszeniu do grup tematycznych, bądź szerzej – o ofercie organizatora.
Online ułatwia kontakt i wspiera częstotliwość komunikacji z uczestnikami w trakcie wydarzenia. Funkcjonalności platform pozwalają na użycie różnego rodzaju narzędzi – wysyłanie maili, powiadomień na desktop czy wiadomości push w aplikacji na telefonie (zastępują one komunikację SMSową). Oczywiście platformą może być też dedykowana strona internetowa czy media społecznościowe. Na wybór wpływa specyfika wydarzenia, grupa docelowa oraz preferencje klienta. Tak czy inaczej, miejsce streamingu staje się zwykle również głównym kanałem komunikacji z uczestnikami.
71% platform dostępnych na rynku, które przeznaczone są do eventów online ma wbudowaną opcję czatu. Jest to niezwykle wygodne i naturalne miejsce do kontaktu z uczestnikami w trakcie wydarzenia. Jako organizatorzy rekomendujemy zwykle włączenie opcji czatu, ponieważ stymuluje zaangażowanie i podnosi aktywność uczestników.
Dobrą praktyką jest prowadzenie dwóch czatów:
Czat daje nam niebywałą okazję do budowania dwustronnej komunikacji między organizatorami a uczestnikami, co z pewnością jest jedną z przewag eventów online. To miejsce, w który uczestnicy mogą zadawać pytania, a my - odpowiadać na ich komentarze czy sugestie.
PS. Jeśli niepokoisz się o jakość treści komentarzy - aby uniknąć niespodzianek, możesz wybrać opcję moderacji czatu przez organizatora.
Niezależnie od wyboru miejsca transmisji wydarzenia, drugim kanałem naszej dużej aktywności powinien być profil marki na platformach social mediowych. Możemy pokazywać fragmenty wystąpień, animacje, które wyświetlanie są w platformie, tak aby zachęcać do dołączenia (w przypadku wydarzeń otwartych, na które nie obowiązywała wcześniejsza rejestracja).
Media społecznościowe mogą być też miejscem transmisji wydarzenia. Taki zabieg pozwoli na zbudowanie dużo większego zasięgu niż korzystanie tylko z jednej, zewnętrznej platformy.
Niezależnie od tego, czy spotkanie ma charakter wewnętrzny (dla pracowników) czy zewnętrzny, możemy na profilu marki utworzyć “Wydarzenie” dla uczestników i tam również wymieniać się z nimi opiniami.
Dodatkową wartością eventów online, którą oferują niektóre platformy (np. PINE, hopin, Coffee), jest możliwość zorganizowania strefy expo. Jest to przestrzeń w platformie poświęcona produktom czy usługom danej marki. Składają się na nią materiały graficzne, multimedialne, opisy oraz możliwość kontaktu z przedstawicielem firmy na żywo lub przez czat. Strefa expo świetnie sprawdzi się do prezentacji nowości w ofercie lub nowych projektów w przypadku wydarzeń naukowych, technologicznych czy edukacyjnych. W dedykowanej zakładce wybranego partnera można dodać materiały pdf lub linki do stron z dodatkowymi informacjami.
a. Landing page
b. Dedykowana platforma
c. Powiadomienia typu push
d. Czat
a. Social media
1. Przygotuj plan komunikacji PODCZAS z wyprzedzeniem.
2. Korzystaj z platformy do nawiązywania kontaktu z uczestnikami i wykorzystuj czat.
3. Buduj buzz wokół wydarzenia na kanałach w social mediach.
Last but not least - przygotuj się do kolejnego etapu, którym jest komunikacja po wydarzeniu. Jest ona szalenie ważna dla podtrzymania relacji, dlatego w kolejnym materiale podpowiemy, o czym nie wolno zapomnieć!
Już wiemy co przygotować przed eventem, jak komunikować się z uczestnikami (i nie tylko) w trakcie, teraz czas na podsumowanie. Komunikacja z odbiorcami po zakończeniu wydarzenia czasami nam umyka, a to ważny moment, który pozwala na budowanie długofalowych relacji i pozostawienie po sobie dobrego wrażenia.
Marketing z psychologii zaczerpnął bardzo wiele, między innymi wiedzę o dwóch zjawiskach zwanych efektem pierwszeństwa i efektem świeżości. W telegraficznym skrócie, na czym polegają?
Efekt świeżości możemy podtrzymać też tym, że po planszy końcowej na konferencji, następnego dnia lub parę godzin po, zrobimy coś jeszcze. Dzięki temu możemy podkreślić tezę, która ma być zapamiętana czy zaprezentować raz jeszcze w nienachalny sposób swój najlepszy produkt.
To moment budowania szczególnej więzi z uczestnikami, pokazania im naszej marki/organizatora jako podmiotu dbającego o tę relację. Potwierdzenia, że uczestnik jest dla nas ważny. Projekt nie kończy się bowiem w momencie zakończenia konferencji, webinaru czy innego spotkania online.
Co należy przekazywać uczestnikom po wydarzeniu?
Takim spóźnialskim lub zapominalskim warto wysłać dedykowaną komunikację, sprofilowaną pod nich. Dobrym zwyczajem jest wysyłanie materiałów konferencyjnych i wszelkiej dodatkowej merytoryki, są to bowiem osoby, które wyraziły zainteresowanie tematem. Można do celów własnych analiz zadać pytanie „dlaczego nie uczestniczyłaś/-eś? w konferencji” i na podstawie odpowiedzi wyciągnąć wnioski na przyszłość.
Do tych, do których dotarła informacja o wydarzeniu (a nie uczestniczyli) możemy też skierować dedykowane reklamy. To trafna decyzja, bo są to osoby, które już weszły na pewien poziom interakcji z naszą marką i będą bardziej podatne na nasze komunikaty. Tu bardzo ważny jest remarketing. Możemy też skorzystać z systemów chociażby do kampanii programmatic opartych o bazy danych. Dzięki współpracy z dobrym partnerem, pozostaniemy w kontakcie z takimi osobami za pomocą personalizowanych reklam wyświetlanych im poprzez adservery.
A wracając do remarketingu - pamiętajmy, że możemy dotrzeć do tych, którzy:
Do tych dwóch grup tworzymy odrębne kampanie, z innymi hasłami, z dedykowanymi grafikami i kierującymi do stron z różnym contentem.
Wydarzenia przeprowadzane w świecie online są rejestrowane i monitorowane. Dostajemy twarde dane. Statystyki mogą dotyczyć przede wszystkim ilości osób - ilu spośród zapisanych na event rzeczywiście brało w nim udział? W której sesji uczestniczyło najwięcej osób? Wysyłając wiadomość e-mail z platformy otrzymujemy też podstawowe statystyki, np. open rate. Dodając do tego wyniki z ankiety ewaluacyjnej, mamy całościowy ogląd oceny konferencji.
Niezwykle ważne dla marketingowców jest to, co agencja może dostarczyć tuż po wydarzeniu, czyli materiały wideo. Wysokiej jakości nagrania – całego dnia czy poszczególnych sesji to niesamowita dawka wiedzy i baza do rozpoczęcia działań content marketingowych. Jak możemy wykorzystać takie nagrania?
To, co dzieje się, gdy emocje już opadną i zakończymy streaming, powinno być zaplanowane wcześniej. Pozwoli to zapanować nad terminami i pamiętać o wszystkich elementach.
Wydawać by się mogło, że komunikacja przed, w trakcie i po wydarzeniu jest prosta, łatwa i przyjemna. Tak oczywiście jest o ile przestrzegamy zasad opisanych w niniejszym cyklu. Najważniejsze: pamiętajmy, żeby wszystko zostało rozpisane z wyprzedzeniem. Dzięki temu nie będziemy się denerwować, a w razie jakichkolwiek niespodziewanych sytuacji będziemy w stanie nad wszystkim zapanować.
Na koniec: powodzenia! Świat online jest przyjazny i dostępny dla każdego. 😊
Meet up dla specjalistów HR i EB. Intensywnie, merytorycznie i hybrydowo.
AI, analityka, automatyzacja, e-commerce, wideo, zrównoważona technologia