Ostatni rok pokazał, że pomimo rozmaitych przeszkód konferencje online mogą być jedną z najbardziej efektywnych form realizowania wydarzeń i komunikacji.
Nie jest to łatwe, moment w którym łączymy się z kimś na żywo powinien wiązać się z odpowiednim przygotowaniem nie tylko nas samych, ale także naszych prelegentów. W trakcie realizacji każdego wydarzenia online należy pamiętać, aby merytoryczny przekaz nie został zakłócony przez brak lub zakłócenia dźwięku, szumy albo kiepską jakość obrazu z kamery prelegenta.
Pamiętajcie: dźwięk jest absolutnie najważniejszy z perspektywy odbiorcy. Zadbaj w pierwszej kolejności o jego jakość.
Zaktualizuj setup audio video
Treść jest tym, co sprawia, że twoje wydarzenie jest wartościowe. Nadaje mu odpowiednią rangę i sprawia, że jest angażujące dla jego uczestników. Kamera internetowa kiepskiej jakości wbudowana w laptop, podobnie jak wbudowany mikrofon nie wystarczą do tego, by w odpowiedni sposób pokazać zarówno prelegenta, jak i jego prezentację.
Podniesienie jakości audio i video na wyższy poziom nie wymaga dużych inwestycji. Oto nasze zalecenia:
Użyj zewnętrznej kamery USB.
Większość kamer USB na rynku oferuje lepszą jakość, niż te wbudowane w ekran laptopa. Spora część jest też wyposażona w mikrofony, a droższe modele nawet w redukcję szumów.
Kamerę łatwiej ustawić w pożądanym miejscu i osiągnąć przez to lepszy efekt wizualny.
Należy jednak pamiętać, że większość treści przekazujemy głosem. Użycie dobrego mikrofonu umieszczonego blisko twarzy znacząco poprawi jakość dźwięku.
Dobrą alternatywą jest użycie najprostszego zestawu słuchawkowego z mikrofonem. Wiadomo, że im wyższej jakości zestaw, tym więcej funkcji np. jak ANC (Active Noise Canceling – posiadając zestaw z taką funkcją możemy być pewni, że głos nie będzie zakłócany szumem otoczenia). W ocenie odbiorców dźwięk jest zawsze ważniejszy, niż obraz. I to o niego należy zadbać w pierwszej kolejności.
Warto zadbać o dodatkowe światło. Najlepsze jest światło dzienne, ale nie zawsze jest dostępne. Prosta lampa led ring używana przez influencerki, ale także wizażystki, znacząco podniesie jakość obrazu.
Przygotuj odpowiednio prelegenta
Kontakt wzrokowy ma znaczenie, szczególnie w online. Zwróć uwagę na to, aby kamera prelegenta umieszczona została na wysokości jego oczu. Pod laptopa można podłożyć książki. Jest to najbardziej nieoczywiste, zarazem praktyczne zastosowanie nie przeczytanych w większości biblioteczek, które masowo oglądaliśmy za plecami polityków, celebrytów oraz prelegentów w 2020 roku ????
Tło jest równie ważne. Jeżeli dzieje się na nim zbyt wiele – może to dekoncentrować uczestników. Przed wystąpieniem lub nagraniem zawsze warto sprawdzić potencjalne tło i jeśli jest zbyt „bogate” – wybrać proste, eleganckie, dostępne w aplikacjach tła. Doskonale sprawdzają się także jednolite tła odpowiadające danej marce lub oprawie graficznej konferencji.
Zapomnij o problemach z siecią
Choć brzmi to jak oczywistość, stanowi główny powód kiepskiej jakości transmisji na żywo. Prelegent powinien mieć stabilne i niezawodne połączenie internetowe o prędkości pobierania co najmniej 10 Mb/s (najlepiej 25+ Mb/s) i szybkości wysyłania co najmniej 5 Mb/s, aby zapewnić niezawodność transmisji.
O ile to możliwe, namów swojego prelegenta do rezygnacji z WiFi i wykorzystaj podpięcie się do sieci za pomocą kabla. Sprawdź, czy prędkość transmisji będzie wystarczająca, przeprowadzając na łączu prelegenta jeden z ogólnodostępnych testów szybkości internetu. Pamiętaj, że merytoryka prezentacji spadnie do zera, jeśli nie będzie ona dostępna dla oglądających.
Jeśli prezentacja jest na żywo, postaraj się zawsze przeprowadzić próbne połączenie ze wszystkimi elementami prelekcji. Da to większość pewność prelegentowi i tobie.
Zaprojektuj strategię zaangażowania
Najważniejszym zadaniem dla każdego organizatora wydarzeń jest zachęcanie do interakcji poprzez zapewnianie łatwych w użyciu narzędzi angażujących. Jeśli odbiorca wie, że mówca będzie szukał informacji zwrotnej, użyje ankiet lub przeprowadzi sesję pytań i odpowiedzi na koniec, jest bardziej prawdopodobne, że utrzymamy jego uwagę.
Nie bez znaczenia jest także długość prezentacji, syntetyczność i klarowność wywodu oraz naturalność przekazu.
Więcej o uwadze i zaangażowaniu już niedługo.
