Przeniesienie niemalże wszystkich eventów do świata online, zmienił sposób ich organizacji i procedury. Pojawiły się nowe wyzwania i zagrożenia, również te wywołane bezpośrednio przez pandemię COVID-19.
W naszej pracy wielokrotnie mieliśmy do czynienia z sytuacjami, które nie tylko nauczyły nas jak postępować w odpowiedzi na zmieniające się warunki (nagła zmiana scenariusza, koncepcji, prowadzących czy osób pracujących przy projekcie), ale także w jaki sposób przechytrzyć zagrożenia, być o krok przed nimi i minimalizować ryzyko kryzysu.
Nowe rodzaje eventów, nowe rodzaje problemów to nowe doświadczenia i nowe sposoby reagowania. Dzielimy się sytuacjami kryzysowymi, z których wyszliśmy obronną ręką i przedstawiamy rozwiązania z nadzieją, że pomogą Wam jeszcze lepiej zaplanować eventy i (możliwie) bezstresowo cieszyć się z sukcesów.
Zarządzanie eventem w czasie pandemii - przykłady sytuacji kryzysowych
AKCJA
Wyobraźcie sobie rozbudowaną realizację w biurze klienta. Wśród członków ekipy jest kilkanaście osób (realizatorów streamingu, video producentów, operatorów, dźwiękowców…), które w dniach poprzedzających pracowały również na innych planach filmowych. Nagle dostajemy informację, że jeden z kluczowych realizatorów ma pozytywny wynik testu na obecność COVID-19.
REAKCJA
Dzięki opracowanym przez nas wcześniej procedurom antykryzysowym byliśmy przygotowani na taką ewentualność. Prowadzone przez nas projekty mają zabezpieczoną podwójną ekipę. Każda z osób pełniących kluczowe role (np. realizatora wizji czy reżysera) ma swojego “dublera”. Wszyscy zastępcy są przeszkoleni, wprowadzeni w projekt online, obowiązkowa jest również ich obecność podczas próby generalnej.
AKCJA
Duża skomplikowana realizacja obejmująca 50 prelegentów z kilkunastu krajów, 4 teambuildingi i kilkanaście dyskusji. Brzmi super? Pewnie! Ale jest jeden haczyk: ekstremalnie krótki czas realizacji.
REAKCJA
Szybko powiększyliśmy zespół dedykowany do realizacji. Dbamy o to, by nie doszło do sytuacji, w której kompetencje i wiedzę z danego obszaru posiada tylko jedna osoba z teamu. Dzięki temu w razie wykluczenia kogoś z powodu choroby możemy szybko zareagować i znaleźć zastępstwo.
AKCJA
Duża realizacja i event organizowany z rozmachem. Lubimy to! Zaczynamy realizować brief: budujemy studio telewizyjne, przygotowujemy się do transmisji live, realizacja na kilka kamer, prowadzący i goście w studio. Wcześniej nagrywamy prezentacje na green screenie w siedzibie klienta i dużym plenerze w jednym z ogrodów botanicznych. Mamy rozmach!
Tymczasem, gwałtowne pogorszenie się sytuacji epidemiologicznej wymusiło uruchomienie procedur wewnątrz firmy klienta uniemożliwiające pokazywanie panelistów live ze studia, a nam przemieszczenie się do ogrodu botanicznego..Decyzja – na 2 tygodnie przed wydarzeniem przenosiny całej formuły z live studia do 100% online.
REAKCJA
Kiedy nie jest kolorowo warto postawić na spontaniczność i kreatywność. Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Przeniesienie 1:1 realizacji live do świata online to nie jest bułka z masłem.
Wpadamy na pomysł nagrań telefonem. Do domów prelegentów dostarczyliśmy rekwizyty, wsparliśmy ich także profesjonalnym sprzętem, np. oświetleniem, aby lepiej się prezentowali. Ogród botaniczny zastąpiliśmy green screenem.
Efekt? Zdecydowanie bardziej rozbudowany i czasochłonny montaż, dodatkowe mulitmedia, animacje i grafiki, które nadrobiły to, czego zabrakło w scenografii i finalnie nie tylko dowieziony projekt, ale także utrzymanie atrakcyjności eventu mimo zmiany formuły.
AKCJA
5-godzinna gala (to dłużej niż rozdanie Oscarów!), skomplikowany scenariusz pełen odniesień do firmy, jej historii, charakterystycznych zwrotów i inside joke’ów. Trwają próby z profesjonalnym prowadzącym.
Nie trzeba długo czekać na tarapaty - 2 dni przed galą wynik testu na obecność koronawirusa u prowadzącego okazuje się pozytywny.
REAKCJA
Pro tip - realizowane przez nas eventy zawsze mają swojego potencjalnego dublera lub dublerkę w zespole Lively lub po stronie klienta. Taka osoba od początku projektu bierze udział w pracy nad scenariuszem i świetnie go zna po to, by w razie braku możliwości znalezienia zastępstwa profesjonalnego konferansjera mogła poprowadzić wydarzenie. Często sugerujemy także prowadzenie wydarzenia przez parę prelegentów. Na wypadek choroby czy innej nagłej sytuacji wykluczającej jednego z prowadzących zawsze możemy liczyć na drugiego. Na koniec bonus i kilka porad technicznych, które mogą uratować Wasz event:
AKCJA
Realizacja w budynku, w którym spada napięcie prądu.
REAKCJA
Używamy urządzeń typu UPS, które zabezpieczają ciągłość prądu na kilka minut.
AKCJA
Platforma konferencyjna podczas trwania eventu ma wewnętrzną - niezależną awarię.
REAKCJA
Każdy event na danej platformie zabezpieczamy dodatkowym miejscem na komplementarnej – jak najłatwiejszej dla uczestników platformie (np. ZOOM, Teams)
AKCJA
W gniazdku sieciowym zabrakło Internetu.
REAKCJA
Zabezpieczamy się przy pomocy urządzenia LIVE U – opartego o bonding sieci LTE
Pamiętajcie, że najlepiej opanowane kryzysy to te, które się nie wydarzyły (albo nikt ich nie zauważył). Dlatego tak ważne jest planowanie, codzienne testy i wdrażanie procedur bezpieczeństwa. Nie wszystko da się przewiedzieć, ale jesteśmy w stanie wyobrazić sobie naprawdę wiele, a to już bardzo dobry pierwszy krok do stworzenia instrukcji postępowania. Dzięki temu, gdy nadejdzie moment kryzysowy nie będziecie tracić czasu na paniczne poszukiwania rozwiązań - będą już gotowe, a chwilowa anomalia będzie godna jedynie wzruszenia ramion.
Dzięki procedurom jakie w szybkim procesie opracowaliśmy w Lively, uniknęliśmy wielu komplikacji. Niektóre rozwiązania pozostaną z nami na dłużej, nawet gdy minie pandemia i wróci normalność (oby!). Są uniwersalne i stanowią antidotum nie tylko na covidową rzeczywistość, kryzysy zdarzają się zawsze.
