Eventy online to coś znacznie więcej niż dobra platforma do streamingu. Żeby odnieść sukces, potrzeba kompetencji po stronie produkcji, takich jak dobre zaplanowanie zadań i zarządzanie projektem, organizacja pracy zespołu czy pilnowanie harmonogramu. Na podstawie doświadczeń minionego roku i ponad 100 przeprowadzonych projektów online podpowiadamy, jak można zoptymalizować te działania i ułatwić przygotowanie oraz przeprowadzenie konferencji w sieci w oparciu o narzędzia, procedury czy podręczne szablony dokumentów (czyli popularne „gotowce”).
Jak zorganizować efektywny event online?
Masz pomysł na swój event? Daj nam znać1. Listy zadań
Gdy w lively rozpoczynamy pracę nad nowym projektem, korzystamy z kompleksowej listy zadań, z której wybieramy elementy adekwatne do danego wydarzenia. Najczęściej używamy aplikacji OneNote i Microsoft Tasks. Stałymi elementami w czasie przygotowania wydarzenia są m.in.:
- komunikacja,
- multimedia, które należy przygotować,
- platforma, z której będziemy korzystać,
- strona www, z grafikami i treściami,
- scenariusz wydarzenia.
Dzięki temu zyskujemy pewność, że nie pominiemy nic istotnego i zaplanujemy wszystko z wyprzedzeniem.
„Listy zadań pomagają przeprowadzić projekt nawet w, mówiąc oględnie, mało sprzyjających okolicznościach czasowych. Przyjmujemy, że optymalny czas na produkcję wydarzenia online w standardowym formacie zajmuje około miesiąca..” - komentuje Piotr Pasaj, Project Manager w lively
W lively niedawno wyprodukowaliśmy duże wydarzenie online w ekstremalnie krótkim czasie jednego tygodnia. Powodzenie takiego projektu zawdzięczamy przede wszystkim dobrej organizacji opartej między innymi właśnie o listy zadań, które pozwalają zminimalizować ryzyko pominięcia istotnych elementów.
2. Harmonogram
Właściwie przygotowany harmonogram to być albo nie być całego projektu. Zważywszy, że eventy realizowane na żywo zawsze cechuje pewna doza ryzyka (nigdy nie wiemy, czy coś niespodziewanego się nie wydarzy – może zawieść człowiek lub sprzęt), należy minimalizować zagrożenia przez jak najlepsze planowanie.
Filip Jędrzejczyk, Project Manager lively dodaje - “W lively wypracowaliśmy modelowy harmonogram, który obejmuje wszelkie elementy, na jakie trafiliśmy na przestrzeni różnych, realizowanych przez nas projektów. Przy konkretnym wydarzeniu wybieramy z niego poszczególne kroki i określamy czas realizacji zadań. Mamy przez to pełną kontrolę nad sytuacją, a element zaskoczenia redukujemy do minimum.”
Programów do tworzenia harmonogramów jest mnóstwo – my korzystamy najczęściej z aplikacji Microsoft Planner, ale praktycznym rozwiązaniem jest też dobrze przygotowany plik w powszechnie dostępnym Excelu.
3. Zespół projektowy w chmurze
W obecnych czasach zmieniła się forma komunikacji projektowej pomiędzy klientem a wykonawcą. Ekspansja chmury i upowszechnienie platform do organizacji pracy wprowadzają komunikację projektową w nowy wymiar. Coraz częściej wymianę maili zastępuje praca na platformach, które umożliwiają m.in.
- zakładanie zespołów projektowych,
- czaty bezpośrednie i grupowe,
- tworzenie struktury plików,
- spotkania statusowe,
- pełną integrację z narzędziami do planowania, o których była mowa powyżej.
Dzięki temu zwiększamy porządek w wątkach komunikacyjnych i usprawniamy wymianę informacji, uwag i sugestii w pracy nad poszczególnymi elementami. Możemy także odbywać, regularne i ad hoc, wspólne statusy w formie online, bez żadnych barier czasowych czy terytorialnych. Zespół stworzony z klientem na platformie komunikacyjnej buduje również poczucie wspólnoty i współpracy, skraca komunikację, zmniejsza dystans i pozwala oszczędzać czas, co z kolei pozytywnie wpływa na relację klient-agencja.
„W lively świetnie sprawdza nam się praca na platformie Microsoft Teams." - dodaje Jacek Mech, Project Manager lively na co dzień pracujący z Klientami - "Dzięki temu, że aplikacja ma charakter globalny, ostatnio bardzo pomogła nam w prowadzeniu projektu dla klienta z zagranicy, w którym istniała konieczność współpracy osób z kilku różnych krajów".
Praca w chmurze usprawniła przepływ informacji, pozwoliła zoptymalizować procesy oraz przyspieszyć poszczególne etapy projektu.
4. Realizacja
Do realizacji wydarzeń wirtualnych używamy sprawdzonych narzędzi i platform, dostosowanych do specyfiki danego projektu. Które z nich sprawdzają się najlepiej przy konkretnych formatach?
- Konferencje online – produkujemy zwykle za pomocą platform Pine, Hopin, Airmeet, Socio. Mamy spore doświadczenie w realizacji konferencji naukowych – tutaj najczęściej korzystamy z Pine lub Hopin.
- Webinary – tu wybór jest szeroki. Najbardziej popularne narzędzia to Evenea, Clickmeeting, Teams Live, Zoom Webinars, Cisco Webex, MyOwn Conference, Live Webinar, JITSI. Korzystamy z nich wszystkich, dobierając je w zależności od indywidualnych potrzeb.
- Szkolenia i warsztaty online – u nas najczęściej sprawdzają się Evenea i Clickmeeting.
- Festiwale – tu sporo zależy od skali wydarzenia. Przy produkcji festiwali korzystaliśmy z różnych możliwości: dedykowanej strony internetowej, platformy Pine, usługi Teams Live Events, a także klasycznego streamingu – produkcji sygnału dystrybuowanego w obrębie mediów społecznościowych (Facebook, YouTube, Instragram).
5. Elastyczne reagowanie
Czasem mimo wzorowego przygotowania zdarzają się sytuacje, gdy musimy wprowadzić zmiany do wcześniejszego planu projektu. Narzędzia optymalizujące pracę (np. usprawniające komunikację czy porządkujące status projektu) pomagają łatwiej sprostać takim wyzwaniom. Z perspektywy czasu wiemy także, że elastyczne reagowanie w przypadku eventu online jest po prostu zdecydowanie łatwiejsze. Przy wydarzeniu tradycyjnym zamiana hotelu na inny w trakcie zaawansowanych prac wymagałaby sporego wysiłku, zaś w online możemy wprowadzać modyfikacje bardziej dynamicznie, np. zmienić platformę, jeśli zajdzie taka potrzeba.
„W niedawnym evencie online o charakterze naukowym po naszej stronie była m.in. koordynacja wystąpień 168 prelegentów. Szybko okazało się, że przeprowadzenie testów technicznych i prób przy takiej liczbie mówców – mimo idealnego harmonogramu – nie ma szans się wydarzyć: wystarczyło, że kilku osobom przydarzyły się kolizje terminów. Dlatego zaproponowaliśmy przeprowadzenie wystąpień przez aplikację Zoom, którą wszyscy uczestnicy znali i wykorzystywali na co dzień w swojej pracy. Zminimalizowaliśmy w ten sposób ryzyka związane z korzystaniem z nieznanego narzędzia.” – dopowiada Michał Oczkowski, Innovation Architect & Video Producer w lively.
Zdarzyło nam się też zmienić platformę na prostszą z powodów budżetowych, które zaskoczyły klienta niedługo przed realizacją. W ten sposób mogliśmy elastycznie zareagować na nowe okoliczności w projekcie.
Jak zorganizować event online? Podsumowanie
Przy organizacji eventów online warto korzystać z wypracowanych szablonów, „gotowców” i narzędzi chmurowych, które pozwalają optymalizować pracę. Redukują ryzyka związane z realizacją, pozwalają mieć całość projektu pod kontrolą, a w efekcie dają nam to minimum wolnej przestrzeni, by reagować elastycznie wtedy, gdy pojawią się nieoczekiwane okoliczności.
Formularz
