Konferencje online, które podczas pandemii koronawirusa były jedyną alternatywą dla wydarzeń tradycyjnych na dobre zagościły w eventowym krajobrazie i dziś wiemy już z całą pewnością, że zostaną z nami na dłużej. Dlaczego? Mają kilka przewag, dzięki którym, z perspektywy organizatora lepiej wybrać ten typ przeprowadzenia konferencji.
1. ZASIĘG
Jest on praktycznie nieograniczony. To od nas samych zależy jak i gdzie będziemy prowadzić komunikację. Możemy wykorzystać do tego kanały Organizatora: stronę firmową i media społecznościowe. Najpopularniejsze z nich to Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube. Zasięg dotyczy się nie tylko samej promocji, ale także tego, że wydarzenie możemy transmitować w kilku miejscach na raz. Za pośrednictwem tych samych kanałów możemy także opublikować materiały, prezentacje czy wystąpienia powstałe w trakcie konferencji. Pozwala nam to na “komunikację po wydarzeniu” i dostęp do treści dla osób, które nie mogły wziąć w nim udziału.
Z eventem online możemy dotrzeć do znacznie większej liczby odbiorców i nie napotkamy barier logistycznych czy transportowych. Udział to często tylko otwarcie laptopa i kliknięcie w link. Platformy konferencyjne mają prawie nieograniczone możliwości skalowania liczby uczestników. A większy zasięg to większy sukces konferencji.
W przypadku eventów płatnych starania o większy zasięg przekładają się wprost na przychody. Większą liczbą uczestników możemy niwelować różnicę wynikającą z faktu, że udział w płatnym wydarzeniu online jest zwykle tańszy niż w wydarzeniu offline. Natomiast w przypadku eventu otwartego zwiększenie liczby uczestników z 300 do np. 1000 w wersji offline oznaczałoby znacznie większy koszt (przestrzeń, catering, materiały konferencyjne, obsługa). W online możemy pozwolić sobie na zaproszenie znacznie liczniejszej grupy klientów i partnerów w bardzo podobnym budżecie.
2. DANE
W zakresie listy uczestników informacje w offline i online są podobne. Jednak to w online możemy dowiedzieć się znacznie więcej o tym, w jaki sposób goście uczestniczą w naszym wydarzeniu. Dokładnie sprawdzimy, czy zatrzymaliśmy ich uwagę do końca, czy też straciliśmy ją w trakcie wydarzenia. Możemy zbadać i przeanalizować aktywność uczestników i ich zaangażowanie - poprzez aktywność na czacie, odpowiedzi na ankiety i pytania prowadzących w trakcie. To zapewne najbliższy trend w konferencjach. Ankietowanie, sprawdzanie reakcji, zbieranie opinii nigdy jeszcze nie było takie proste i przy tym tak dokładne. Dobrze zrobiona ścieżka zbierania opinii przy konferencji online nie jest przykrym obowiązkiem, ale może być zabawą, rozrywką, sposobem docenienia uczestników. Mentimeter, który już jest dobrze znany wielu uczestnikom konferencji, to tylko niewinny wstęp do wielu opcji, które oferują pojawiające się na rynku aplikacje.
Wartościową taktyką jest także zadbanie o osoby, które wyraziły zainteresowanie lub chęć udziału, ale nie uczestniczyły w wydarzeniu. Takimi osobami możemy się dodatkowo zaopiekować, dostarczyć materiały konferencyjne i pozostać z nimi w kontakcie, a tym samym zaskarbić sobie sympatię szerszego grona osób.
3. CZAS
Zazwyczaj miesiąc przed rozpoczyna się okres intensywnych prac przygotowawczych. Dookreślamy podstawowe funkcjonalności platformy, planujemy nagrania (jeśli event nie jest na żywo) i rozpoczynamy komunikację z uczestnikami, ponieważ od tego momentu zainteresowanie wydarzeniem będzie się rozwijać.
Wydarzenie online nie jest z definicji prostsze czy mniej czasochłonne niż w offline, ale dzięki doświadczeniu wiele procesów można zautomatyzować lub skorzystać z wcześniejszych praktyk i gotowców. Sama procedura przygotowawcza jest natomiast znacznie bardziej elastyczna, łatwiej możemy wprowadzać modyfikacje w procesie, reagować np. na liczbę zgłaszających się osób. Z pewnością w przypadku powtarzalnych eventów wirtualnych, o przećwiczonej procedurze, możemy znacznie skrócić czas przygotowania i, w razie konieczności, zrealizować mniej skomplikowane wydarzenia online w ciągu kilku dni.
4. WYGODA
O ile mamy dostęp do Internetu to w wydarzeniu online możemy uczestniczyć będąc tak naprawdę w każdym miejscu na ziemi. Nie musimy myśleć o skomplikowanej logistyce: transporcie, czasie poświęconym na check-in w hotelu, szukaniu miejsc parkingowych, itp. Połączyć możemy się kilka minut przed, a dzięki narzędziom dostępnym w trakcie konferencji online współczynnik zaangażowania i możliwości interakcji jest równie wysoki. Bez problemu zadamy prowadzącemu pytanie, umówimy się na spotkanie z innym uczestnikiem, lub odwiedzimy wirtualną strefę expo, gdzie sponsorzy i partnerzy w atrakcyjny sposób mogą wyeksponować swoje produkty.
W online jako organizatorzy mamy o wiele mniej problemów z logistyką i formalnościami. Zwroty, rozliczenia kilometrówki - ten koszmar działów księgowości w tym wypadku odpada. Co równie istotne, w online mamy z głowy troskę o tzw. “niedojazdy” i rezygnacje. Umowa z agencją standardowo pozwala na zmianę liczby uczestników do samego startu wydarzenia i nie wiąże się z żadnym stresem czy dodatkowymi kosztami.
5. EKO
A to wszystko w zgodzie z naturą: bez zbędnej produkcji materiałów reklamowych i wielkich scenografii w ogólnodostępnych przestrzeniach. To także brak przymusu przemieszczenia się, stania w korkach i spalania hektolitrów benzyny. Organizatorzy mogą cieszyć się faktem, że ich działania utrzymane są w duchu ekologii.
Brak transportów, brak wydruków, brak śmieci - pod względem ekologii i troski o klimat to bezsprzeczne przewagi eventów online. A co istotne, można już dość dokładnie wyliczyć wartość oszczędności dla środowiska, którą generujemy wybierając online.
Warto wziąć tych 5 głównych przewag świata online pod uwagę, gdy przyjdzie czas decyzji, jaki rodzaj konferencji wybrać.
