CIMAM Annual Conference. W 2021 roku odbyła się 53. edycja konferencji, a jest to największe i najważniejsze międzynarodowe spotkanie osób zarządzających muzeami i galeriami sztuki współczesnej. Przez trzy dni odbywały się spotkania kuratorów i dyrektorów instytucji prezentujących sztukę współczesną i nowoczesną. Ze względu na międzynarodowy charakter wydarzenia, zarówno komunikacja przed, jak i sama konferencja odbywały się w języku angielskim.
Tegoroczna edycja wydarzenia, odbywająca się między 5 a 7 listopada 2021 r., miała formułę hybrydową – czyli łączyliśmy online z offline. Przez pierwsze dwa dni gościliśmy w Muzeum Sztuki w Łodzi, następnie konferencja przeniosła się do siedziby NOMUS czyli Nowego Muzeum Sztuki (Dział Muzeum Narodowego w Gdańsku). Z obu lokalizacji prowadziliśmy stream do platformy PINE, dzięki temu osoby z całego świata uczestniczące w wydarzeniu online były z nami przez cały czas. To magia hybrydy, kiedy dzięki połączeniom zdalnym każdy uczestnik uczestniczy w tej samej prezentacji niezależnie od swojej lokalizacji.
Tegoroczna konferencja skupiona była wokół roli muzeów i artystów w przemianach społecznych jakie zachodzą w dynamicznie zmieniającym się świecie. Podczas trzech dni dyskusji uczestnicy skupili się na dwóch współczesnych kryzysach: szerzącej się ksenofobii o oraz postępujących zmianach klimatu. Przedstawiciele świata sztuki zastanawiali się również nad obecnym w życiu praktycznie każdego człowieka problemem: jak muszą zmieniać się muzea, żeby nadążyć za rzeczywistością naznaczoną pandemią?
Hybrydowe sesje networkingowe
Jak połączyć online i offline, żeby każdy uczestnik miał dostęp do tej samej wiedzy? Postawiliśmy na sesje networkingowe. W części stacjonarnej w Łodzi i Gdańsku zorganizowaliśmy kulturalny speed dating. Przygotowaliśmy stoliki, które były miejscem rozmów, ale żeby zachęcić jak największą ilość osób do interakcji, co 5 minut, specjalnym jinglem muzycznym dawaliśmy sygnał do zmiany miejsc. Jeżeli ktoś nie zdążył wymienić poglądów, zawsze mógł kontynuować rozmowę w kuluarach. Moderowanie tak dynamicznej części konferencji to sama przyjemność!
Jak te emocje przenieść do świata online? Wystarczy platforma dobrana pod specyfikę wydarzenia. Przed rozpoczęciem networkingu online uczestnicy wyrażali chęć dołączenia do spotkań, następnie wchodzili do wirtualnego pokoju w platformie PINE, w którym czekali na niego pozostali rozmówcy. Okazało się to strzałem w dziesiątkę! Międzynarodowe towarzystwo i ciekawe tematy sprawiły, że uczestnicy chcieli przedłużać te spotkania i dzielić się swoimi przemyśleniami. Właśnie o to chodzi w online - czas i miejsce nas nie ograniczają!
Warsztaty i szkolenia online
Podczas konferencji poświęconej kulturze i sztuce nie mogło zabraknąć warsztatów. Tym razem było nieco tajemniczo, tylko uczestnicy wiedzieli o czym będą dyskutować. Po naszej, technicznej stronie było zapewnienie im wygody oraz optymalnych warunków do pracy. Warsztaty online w ramach CIMAM 2021 Annual Conference prowadzone były w grupach 20-25 osobowych, każda z nich miała swojego moderatora. Wszystkie spotkania odbywały się z wykorzystaniem platformy Zoom, ale dla łatwiejszej nawigacji były one dostępne z poziomu platformy, w której odbywały się wszystkie elementy konferencji czyli PINE. Użytkownicy platformy w jej menu widzieli dedykowaną zakładkę, a po kliknięciu mogli już wybrać określony temat warsztatów, na który się zapisali jeszcze przed wydarzeniem. Szybko, łatwo, intuicyjnie.
Strefa sponsorów
W przypadku wydarzeń hybrydowych trzeba pamiętać o równowadze, tak, aby każdy uczestnik wydarzenia miał dostęp do takich samych informacji. Pamiętajmy jednak o tym, że goście będący w miejscu wydarzenia stacjonarnie, również mogą mieć dostęp do platformy online. Tak było i tym razem. Sponsorzy, partnerzy i instytucje wspierające, w dedykowanej zakładce prezentowali siebie jako marki. Widoczne były ich logotypy, linki do stron, dane kontaktowe. Sam CIMAM przygotował 140-stronicowy materiał dotyczący wydarzenia, żeby nikt się nie pogubił!
Wyzwanie
Lubimy konferencje, które są dla nas wyzwaniami. CIMAM 2021 Annual Conference był współpracą z kilkoma podmiotami na raz, dwoma muzeami w Polsce i centralą CIMAM zlokalizowaną w Barcelonie. Międzynarodowe towarzystwo, wiele języków, różne strefy czasowe. Ze wszystkim sobie poradziliśmy, a odpowiadaliśmy między innymi za stworzenie szczegółowego harmonogramu pracscenariusza oraz stworzenie scenografii w Łodzi i Gdańsku.
Na potrzeby konferencji w wersji online wybraliśmy i dostosowaliśmy do indywidualnych wymagań platformę i oczywiście przez cały czas czuwaliśmy nad realizacją wydarzenia.
Statystyki
Statystyki eventu online:
- Ilość osób: 300
- Prelegenci: 13
- Czas trwania: 3 dni
- Hybrydowo: 150 na miejscu, 150 online
- Online: Platforma PINE i Zoom
- Offline: Łódź i Gdańsk