Już 69% osób preferuje udział w zdalnych konferencjach*, a ten trend może wzrastać. W tym tekście podsumowujemy o czym warto pamiętać organizując konferencję naukową online, która ma swoją specyfikę, a najważniejszy jest przekaz merytoryczny i wiedza.
Konferencja naukowa to wydarzenie, do którego można przygotować się z wyprzedzeniem. Na początek warto odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie tematy poruszyć, co jest najważniejsze dla zaproszonych gości i jaki jest cel wydarzenia. Taki wsad merytoryczny to już połowa sukcesu. Ta część przygotowań najczęściej dzieje się wewnątrz organizacji, w ścisłej grupie osób pracujących nad programem. Jesteście najlepszymi specjalistami w zakresie swoich ekspertów i ważnych tematów, które obecnie są na topie.
Co składa się na drugą część? Szeroko rozumiana organizacja wydarzenia. Trzech na czterech ankietowanych akceptujących konferencje zdalne uważa, że powinny trwać one jeden dzień lub dwa dni. Dla prawie połowy respondentów najbardziej pożądane są konferencje dwudniowe.*
Teraz do sedna! Od realizacji udanej konferencji online dzieli Cię zaledwie 10 kroków:
Jak zorganizować konferencję naukową online w 10 krokach?
1. Skuteczna i zaplanowana komunikacja
Przede wszystkim komunikacja z uczestnikiem, każdym z osobna, ale też z Twoją grupą docelową jako całością. Tu zawsze rekomendujemy plan całej komunikacji rozpisany na co najmniej 30 dni przed konferencją, przygotowanie grafik dla mediów, komunikację dla mediów społecznościowych obejmującą minimum 1 post tygodniowo.
Dodatkowo, warto zastanowić się nad płatną kampanią, która może wspierać sprzedaż biletów lub wspierać konferencję wizerunkowo.
Zabezpiecz się przed tym, że spora część osób, które zapisują się na bezpłatne eventy online, nie pojawia się na wydarzeniu. W odróżnieniu od konferencji stacjonarnych, uczestnikom łatwiej zrezygnować z pojawienia się na wydarzeniu ponieważ nie tracą np. pieniędzy za bilet i hotel. Warto wziąć to pod uwagę planując atrakcje i nie rezerwować ich z góry na zapisaną ilość osób. Jeżeli planujesz wysłać gift packi, co jest bardzo dobrą praktyką, zrób to po konferencji, do tych osób, które rzeczywiście w niej uczestniczyły. Pozwoli to na optymalizację kosztów wydarzenia.
Komunikacja zaplanowana na wszystkie etapy - przed, w trakcie i po wydarzeniu, pozwoli Ci skupić się na innych ważnych elementach konferencji.
2. Prosta rejestracja z danymi, które przydadzą Ci się później
To proces istotny dla większości konferencji. Ważne są zarówno narzędzia jakich użyjemy, jak i dane jakie pozyskamy w procesie rejestracji. Formularze rejestracyjne mogą być rozbudowane pozwalając pozyskać dużo informacji o uczestnikach i ich potrzebach, jak i bardzo proste ułatwiające szybką i sprawną rejestrację. Rejestracja powinna posiadać swoją politykę prywatności a uczestnicy pozostawiający swoje dane udzielić wszystkich niezbędnych zgód (cookies, RODO i ewentualnie marketingowe). Może być ona oparta o standardową stronę www lub serwis osadzony na Hubspocie pozwalający automatycznie gromadzić zgody uczestników i prowadzić na ich podstawie komunikację mailingową.
3. Intuicyjna platforma, która spełni cele konferencji
Dobór odpowiedniej platformy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojego wydarzenia. Na rynku jest ich obecnie bardzo dużo (zobacz “Raport o najważniejszych platformach eventowych”), zastanów się które funkcjonalności są dla Ciebie najważniejsze: czat na żywo, sesje równoległe, sesja posterowa online, a może networking? Weź pod uwagę również łatwość w poruszaniu się po platformie przez Twoich gości.
4. Kompleksowe zarządzanie organizacją konferencji
W przypadku każdej konferencji zarządzanie przygotowaniami może być bardzo czasochłonne. Kontakt i spotkania z komitetem organizacyjnym oraz osobami decyzyjnymi, ustalenia dotyczące programu z prelegentami, sesja posterowa - wszystkie te elementy na poziomie krajowymi i międzynarodowym wymagają poukładanych procesów i narzędzi pozwalających sprawnie pracować. Rekomendujemy sprawdzone rozwiązania, takie jak Microsoft Teams lub Monday pozwalające na stworzenie harmonogramu, prowadzenie całej komunikację, przechowywanie plików, czy planowanie prób.
5. Profesjonalna obsługa techniczna i organizacyjna
Podczas konferencji przyda się osoba, która będzie dedykowana do obsługi technicznej. W czasie wydarzeń odbywających się na żywo może nas spotkać wiele nieprzewidzianych niespodzianek. Zdarza się, że niektórym uczestnikom nie działa link dostępowy, a niekiedy ze złośliwością rzeczy martwych muszą też zmierzyć się prelegenci, pomimo tego, że w czasie prób wszystko działało prawidłowo. W takich sytuacjach pomoc profesjonalisty, który spokojnie rozwiąże kłopot techniczny będzie nieoceniona. Dla bezpieczeństwa całego przedsięwzięcia warto także zadbać o obecność w zespole osoby, która zna scenariusz wydarzenia, w każdej chwili podpowie co będzie za chwilę, co powinno być wyświetlane i który dżingiel należy wyemitować w danej chwili.
6. Próby z prelegentami
Wielu z nas korzysta z technologii stosowanych w realizacji wydarzeń online na co dzień, w domu i w pracy. Jednak do wystąpienia przed kamerami (nawet, jeżeli będziemy w domowym biurze) warto przygotować się wcześniej. Zorganizowanie krótkiej próby z każdym prelegentem, w czasie której testowane będzie łącze internetowe, światło, dźwięk, kamera ułatwi im wystąpienie na żywo. Warto podpowiedzieć prelegentom w co się ubrać, jak usiąść i jak ustawić tło (co w większości platform do spotkań online jest już w standardzie).
Prelegenci prezentują swoje materiały, najważniejsze tezy i wyniki badań co bezsprzecznie wyróżnia konferencję naukową od innych wydarzeń online. W czasie prób dobrze jest sprawdź jakość techniczną materiałów - czasami warto coś powiększyć, innym razem zmienić kolor fontu. Często w czasie wystąpienia podawane są w prezentacji linki, warto je mieć pod ręką i udostępniać równolegle w czacie wydarzenia. Ważną kwestią jest też backup. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie i realizację transmisji na żywo powinna mieć udostępnione wszystkie pliki.
Wybierz gospodarza lub gospodynię spotkania. Najlepiej by był to ktoś znający temat, ale nie uczestniczący w pracach Komitetu Organizacyjnego. Jako organizatorzy więcej wyniesiecie z konferencji, gdy będziecie w niej w pełni uczestniczyć, udzielając się podczas networkingu online (tak, to działa! Zobacz nasz webinar "Zangażowanie uczestników eventów online"). Natomiast prowadzący powinien skupić się mocno na scenariuszu i utrzymaniu dynamiki spotkania.
8. Content marketing
Każda konferencja naukowa online to kopalnia wiedzy - zarówno tej przekazywanej ustnie przez prelegentów w czasie ich wystąpień, jak i spisanej w formie prezentacji multimedialnych, materiałów wideo, e-booków, publikacji czy artykułów.
Warto pamiętać, aby po wydarzeniu przesłać do uczestników niezbędne materiały. Dzięki temu nie tylko ich wiedza się utrwali, ale także w razie potrzeby będą mogli zwrócić się do konkretnej osoby z prośbą o pomoc. Do pdf-ów możesz dołożyć informację o swojej jednostce naukowej czy instytucji, opisać sylwetki prelegentów dzięki czemu pomożesz budować ich wizerunek jako ekspertów w danej dziedzinie.
Tego typu materiały mogą posłużyć też w celach marketingowych i promocji idei, pomysłów i tez, które padały w czasie konferencji. Przydadzą się również jako materiały podsumowujące, ale też promujące kolejną edycję wydarzenia. Ich żywotność jest dużo dłuższa, niż samego wystąpienia na żywo.
9. Zero-emisyjność
Wirtualna konferencja naukowa to rozwiązanie proekologiczne i szansa na wyróżnienie się pośród konkurencji. Organizacja wydarzenia w świecie online jest znacznie bardziej przyjazna dla środowiska niż tradycyjna, stacjonarna forma. To mniejsza ilość drukowanych materiałów, mniejsza ilość odpadów, mniej śladu węglowego i mniejsza emisja CO2 do atmosfery. Warto to wykorzystać w działaniach zarówno CSRowych, jak i PRowych.
10. Goście konferencji
Online pozwala na późniejsze potwierdzanie gości specjalnych na konferencji. Dobrym pomysłem jest rozważenie głosowania w trakcie rejestracji, podczas którego uczestnicy Twojego wydarzenia zdecydują kogo najbardziej chcieliby zobaczyć i wysłuchać.
Zaplanowanie wydarzenia z wyprzedzeniem i zbudowanie zespołu doświadczonych organizatorów to klucz do sukcesu Twojej konferencji. Trzymamy kciuki!
Jeżeli czujesz, że powyższe aspekty mogą sprawić Ci trudność, warto pomyśleć o wsparciu zewnętrznej agencji, która zapewni poczucie bezpieczeństwa na wszystkich etapach realizacji i razem z Toba będzie czuwać nad wzorcowym przebiegiem konferencji naukowej online.
*Dane pochodzą z raportu Efekt Pandemii. Konferencja zdalne w świecie nauki, przygotowanego przez Ośrodek Przetwarzania Informacji.
