Integracja platform eventowych cz. I płatności
Kiedy planujesz wydarzenie, ciężko pracujesz, aby było niesamowite. Czasem przeszkody czyhają w miejscach, których się nie spodziewamy i pozornie banalne kwestie sprawiają, że sukces imprezy staje pod znakiem zapytania. Sprzedawanie biletów na wydarzenie może być ogromnym wyzwaniem. Stają przed nim organizatorzy wszystkich rodzajów eventów, na których ma pojawić się opłata za udział - niezależnie od tego czy jest w pełni online, hybrydowy, tradycyjny, czy decydujemy się na płatne bilety czy też bezpłatny dostęp, ale po pobraniu tzw. wejściówki.
Z tego artykułu dowiecie się jakie są możliwości sprzedaży wejściówek na wydarzenia online dzięki czemu unikniecie najczęściej popełnianych błędów.
Platformy eventowe
Jeżeli organizujemy konferencję online, jej realizację, czyli to w jaki sposób uczestnicy będą brali w niej udział opieramy o platformę eventową. Cześć platform oferuje własne narzędzia do dystrybucji i sprzedaży biletów, np. Evenea. Niestety nie wszystkie platformy posiadają takie rozwiązania. W takim przypadku powinniśmy się upewnić, że platforma na której zdecydowaliśmy się zrealizować nasze wydarzenie oferuje możliwość integracji z innymi platformami i systemami do dystrybucji, sprzedaży i rejestracji biletów za pomocą otwartego interfejsu API.
Jeżeli chcecie sprawdzić które platformy oferują własne rozwiązania do biletowania oraz oferują otwarty interfejs API umożliwiający integrację z systemami biletowania innych dostawców możecie to zrobić w łatwy sposób sięgając po nasz raport podsumowujący blisko 100 dostępnych platform do konferencji online. Z naszych analiz wiemy, że:
- 56% platform posiada zintegrowany system przyjmowania płatności,
- 76% platform pozwala na integrację za pomocą API systemów do biletowania i płatności.
Platformy do sprzedaży biletów na wydarzenia online
Obecnie na rynku istnieje wiele platform umożliwiających planowanie, tworzenie i dystrybucję biletów. Najważniejsze z nich to: CVENT, EVENTBRITE, EVENEA, EVENTLY, TICKET TAILOR, Eventbee, TIX.COM, Ticket for Event, Timepad, Tito, Universe.
Część z wymienionych wyżej platform oferuje pełne rozwiązania dla konferencji online, nie tylko obsługę rejestracji, ale istnieje możliwość skorzystania wyłącznie z tych funkcji.
Integracja platform eventowych z platformami do sprzedaży biletów
Integracja pomiędzy platformami najczęściej przebiega w bardzo prosty sposób.
- Wystarczy, że w ustawieniach platformy obsługującej sprzedaż biletów i przyjmującej płatności, wygenerujemy klucz API.
- Następnie otrzymany klucz kopiujemy i wklejamy w ustawieniach naszej platformy eventowej.
- W następnym kroku musimy najczęściej dopasować, które pozycje z bazy danych o sprzedanych biletach będą importowane do naszej platformy.
Finalnie, dzięki temu możemy utworzyć grupy, kategorie i sekcje, do których nasi uczestnicy będą mieli dostęp. Należy jednak pamiętać, że wszystkie decyzje otakich podziałach jak: kategorie biletów, specjalne wejściówki czy dostęp do konkretnych możliwości platformy musimy sprecyzować w procesie przygotowania biletów do sprzedaży.
Serwisy płatnicze
Mając już skonfigurowaną platformę biletową, spiętą z naszą platformą eventową powinniśmy również zatroszczyć się o sam proces płatności za sprzedane bilety. Tutaj warto skorzystać z systemu umożliwiającego przyjmowanie ich nie tylko z jednego kraju, lecz dającego możliwość dokonywania płatności osobom z zagranicy i w różnych walutach. Warto też pamiętać o bezpieczeństwie transakcji. Nie tylko swoich, ale również uczestników. Na pewno nikt nie chce tracić możliwości pozyskania uczestników na swoje wydarzenie przez niepewny system płatności o wątpliwej sławie.
Najpopularniejsze serwisy , które zapewniają obsługę płatności w prosty i czytelny sposób to PayU, tPAY, PayPal, InPAY, STRIPE, dotPAY. Są to systemy znane na całym świecie i skorzystanie z nich da nam pewność zapewnienia uczestnikom poczucia bezpieczeństwa i braku obawy o utracenie środków.
Cały powyższy proces niezależnie od tego czy opierający się na wykorzystaniu jednej platformy, czy korzystaniu z kliku rozwiązań nie jest bardzo skomplikowany. Oczywiście zalecamy ostrożność - w końcu chodzi tu o operowanie środkami finansowymi uczestników a finalnie waszymi.
Mamy nadzieję, że opisany powyżej proces przybliżył Wam proces integrowania systemów biletowania i płatności z platformami konferencyjnymi online. Jeżeli chcielibyście dowiedzieć się więcej lub zobaczyć przykłady na “żywym organizmie” zachęcamy do kontaktu.
Integracja platform eventowych cz. II marketing
Jak zapanować nad całością komunikacji przy konferencjach online? Mailingi, rejestracja, lista zapisanych, powiadomienia, materiały przed, materiały po… Jest tego dużo, a jeszcze więcej, jeżeli wydarzenie ma mieć szeroki zasięg i dużą liczbę uczestników.
Komunikacja przed
Z każdym eventem związana jest jego promocja. Zanim jednak przejdziemy do realizacji poszczególnych jej elementów warto zacząć od solidnego fundamentu – planowania. Możemy skorzystać z narzędzi, które pomogą nam właśnie w planowaniu wydarzenia jak np. Monday, Trello, Slack. W łatwy sposób stworzymy w nich harmonogram, który pokaże nam kamienie milowe. Pomogą też w komunikacji z innymi działami jak np. graficzny czy ten od social mediów, w jednym miejscu mamy: daty, grafiki, treści postów i zlecenie do płatnych promocji.
Kogo informujemy o konferencji online?
O wydarzeniu warto informować też, a może przede wszystkim, osoby zapisane w naszej bazie. Jak to zrobić? Najlepszym i najskuteczniejszym narzędziem są mailingi. Jeżeli nie korzystamy z rozbudowanych platform do automatyzacji marketingu typu Active Campaign, HubSpot czy SALESmanago, możemy skorzystać z zewnętrznych narzędzi do masowej wysyłki newsletterów jak Mailchimp czy polski FreshMail. Czego potrzebujemy, żeby zrealizować taką wysyłkę?
- Pliku - najlepiej Excel z danymi naszych odbiorców (oczywiście pamiętajmy o tym, że musimy mieć zgodę na przetwarzanie ich danych),
- Grafiki - dostosowanej do wymogów danej platformy. Najczęściej platformy podpowiadają nam jak powinna być przygotowana kreacja, żeby wyświetlała się na wszystkich urządzeniach, zarówno stacjonarnych, jak i mobilnych, wiele z nich oferuje możliwość ukrycia grafiki na mobile,
- Treści mailingu,
- Super CTA,
- Linku do rejestracji.
I gotowe 😊 Niektóre platformy (np. MeetMe, PINE, Hopin) mają możliwość integracji z funkcjonalnościami do automatyzacji marketingu, dzięki temu opisane powyżej procesy zadzieją się w jednym narzędziu😊.
Mail został wysłany, ludzie się zapisują - fajnie, ale to jeszcze nie jest sukces. Sukcesem będzie, jeżeli po kliknięciu w link rejestracyjny, wypełnieniu formularza (opłaceniu udziału, o czym szerzej pisaliśmy w I części. Uczestnik wpadnie nam od razu do bazy np. na stworzoną wcześniej listę w Hubspocie. Dzięki temu, będziemy wiedzieć nie tylko ile osób, ale także kto i kiedy się zapisał na wydarzenie. Taka lista jest łatwa w eksporcie z systemu typu CMS i można ją dodać do platformy, na której robimy wydarzenie np. PINE. Możemy również wysłać do wszystkich (np. za pomocą Hubspota) mail z linkiem do streamu.
W wersji idealnej uczestnicy mogą od razu wpadać na listę zapisanych do platformy. Integrację z panelami rejestracyjnymi oferuje np. Hopin, PINE, MeetApp. Dzięki temu skraca nam się ścieżka - od zaproszenia do sprawdzenia czy ktoś się zapisał.
Komunikacja w trakcie
Pozostając w temacie mailingów, możemy skorzystać z funkcjonalności platform do konferencji online i wysyłać wiadomości do zarejestrowanych uczestników bezpośrednio np. z PINE czy Hopin. Mamy wtedy pewność, że treści nie wychodzą poza określoną grupę. A co warto wysyłać? Z pewnością przypomnienie o ważnych spotkaniach oraz o agendzie.
Możemy skorzystać też z wysyłki wiadomości na telefony komórkowe, jeżeli nie mamy takiej funkcjonalności na platformie, skorzystajmy z zewnętrznego narzędzia typu SMS API.
Komunikacja to także treści reklamowe, wykorzystajmy to!
Większość dostępnych na rynku platform pozwala na wyświetlanie reklam w formie banerów na obszarach o dużym natężeniu ruchu (70%) oraz profile sponsorów i wystawców (78%). Mniej niż połowa oferuje nakładki na transmisje na żywo (45%) sprawiające, że stają się one bardziej interaktywne.
Co jeszcze możemy zrobić? Wysyłać powiadomienia typu push! Sprawdzają się, chociaż pamiętajmy, że nie wszyscy je lubią i niektóre osoby je po prostu wyłączają.
Dowiedz się więcej o funkcjonalności poszczególnych narzędzi. Pobierz raport: Najważniejsze platformy eventowe
Komunikacja po
W zależności od wybranej platformy, niektóre materiały mogą w niej pozostać po wydarzeniu. Taką funkcjonalność oferuje np. PINE. Jeżeli stworzymy w niej dedykowane zakładki np. z materiałami edukacyjnymi, typu ebooki, lub sprzedażowymi, jak oferta, mogą one zostać udostępnione każdemu uczestnikowi, a dostęp do platformy nie wygasa po zakończeniu streamingu online.
Jeżeli wolisz, możesz pobrać wszystkie nagrania z platformy, zmienić ich formę, np. na dłuższe lub krótsze, pojedyncze wystąpienia. Drobna postprodukcja i można wysyłać do uczestników maila z podziękowaniem za udział
Mówiąc o integracji pod względem marketingu, po każdym wydarzeniu najważniejsze są statystyki i dane, czyli to, co marketingowcy lubią najbardziej. Wszystkie platformy dostarczają nam statystyki, sęk w tym żeby wybrać te najlepsze. Czego możemy się dowiedzieć? Kto rzeczywiście uczestniczył, a nie tylko się zarejestrował, które elementy agendy cieszyły się największą popularnością czy też ile średnio czasu spędzili użytkownicy w platformie. To kopalnia wiedzy, która przyda nam się zarówno do podsumowania wydarzenia, jak i do wyciągania wniosków na kolejną edycję.
