Przed startem pracy nad eventem spotykamy się z klientem, rozmawiamy o celach, o odbiorcach i o tym, jak mogłoby wyglądać wymarzone wydarzenie... Ustalamy nazwiska prelegentów, najciekawszą agendę, dyskutujemy o niespodziankach dla odbiorców i o tym jak na nasze wydarzenie przyciągnąć tłumy. W gąszczu ustaleń i burz mózgów zawsze przychodzi taki moment, w którym pada to magiczne pytanie: Ile to kosztuje?
Odpowiedź brzmi: to zależy.
Z kosztami konferencji online jest jak z każdym produktem, który może być w wersji podstawowej, a może też być bardzo ekskluzywny jeśli poniesie nas fantazja i mamy na to środki. Ważne, że nawet podstawowa wersja konferencji online daje możliwość przekazania wiedzy i wrażeń w sposób wygodny i ciekawy dla uczestnika.
Chcecie konkretów? Przedstawiamy orientacyjne ceny najważniejszych elementów wydarzeń online – w wersjach podstawowych i nieco bardziej rozbudowanych. Dzięki temu w prosty sposób będziecie w stanie oszacować ile kosztuje wasz event marzeń.
Ile kosztuje zorganizowanie konferencji online?
1. Rejestracja
Podstawowa wersja strony internetowej pod rejestrację to koszt 2 500-3 500 zł. Budżet uzależniony jest od tego, czy potrzebujemy modułu płatności oraz jak dużo danych rejestracyjnych planujemy zbierać od zapisanych uczestników.
EXTRA: Możemy zaprojektować też rozbudowaną stronę, na której znajdą się aktualizowane informacje o wydarzeniu, trailery zachęcające do udziału w nim, a także moduły do zapisywania się na poszczególne zajęcia/warsztaty/wykłady.
Rejestracja wersja podstawowa: 2 500-3 500 zł
2. Technika i obsługa techniczna konferencji
To wydaje się najbardziej oczywisty koszt i można odnieść wrażenie, że dla niektórych jedyny.
Jeśli mamy do czynienia z konferencją 100% online, to głównie koszt komputerów, sprzętu do streamowania, internetu i jego back upu, czyli zabezpieczenia kilku źródeł na wypadek awarii.
To wszystko może się mieścić w granicach 700 - 1 200 zł, jednak należy do tego doliczyć obsługę, bo to nie tylko sprzęt, ale dobrze wykwalifikowani realizatorzy i video producenci są gwarancją dobrze skonfigurowanych narzędzi. Koszt pracy jednego takiego specjalisty to często od 750 do nawet 2 000 zł. A w zależności od ilości scen równoległych i łączeń live potrzebujemy ich od jednego do czterech.
Koszt, o którym należy pamiętać to również obsługa techniczna prób, której cena oscyluje w granicach 900 - 1 500 zł.
EXTRA: Konferencja może zostać też zrealizowana w jakości telewizyjnej, w studio nagraniowym i z full setupem – kilkoma kamerami (w tym ruchomymi), a nawet kilkoma scenami, z pełną ekipa techniczną na każdej.
Technika i obsługa techniczna konferencji, wersja podstawowa: 3 000 zł
3. Narzędzie (platforma)
Czasami możemy skorzystać z podstawowych wersji narzędzi takich jak zoom, czy webex, które są dostępne bezpłatnie. Bardziej wyspecjalizowane platformy webinarowe to już wydatek 1 000 - 2 000 zł za jednorazowe wydarzenie. Ten koszt można zoptymalizować przy organizacji większej liczby wydarzeń.
Obliczając koszt platformy do konferencji online trzeba wziąć pod uwagę kilka kwestii:
liczbę uczestników, dni konferencji, "wyposażenie" platformy, czyli liczbę pokoi, ewentualnych stref dla sponsorów. Przykładowo: organizując dwudniową konferencję dla 500 uczestników na dedykowanej platformie za platformę zapłacimy od 8 000 – 10 000 zł.
EXTRA: Cena platformy rośnie gdy wzrasta liczba uczestników, jeżeli przygotowujemy (jak w przypadku konferencji naukowych online) sesję posterową lub korzystamy z większej liczby pokoi albo podczas wydarzenia bierzemy pod uwagę różne opcje networkingu.
Narzędzie (platforma), wersja podstawowa: 5 000 zł
4. Grafiki i animacje
Podstawowy pakiet identyfikacji graficznej wydarzenia wraz z przygotowanie tzw. plansz realizacyjnych, które z jednej strony służą do zapowiadania kolejnych prelegentów, z drugiej informują o poszczególnych częściach wydarzenia: przerwach kawowych i lunchowych, czy atrakcjach odbywających się w pokojach lub na innych scenach to koszt 1 200-2 500 zł
EXTRA: Cena rośnie, gdy chcemy, aby nasz event był wzbogacony o animacje multimedialne (wtedy trzeba się liczyć z kosztem 4 500 do nawet 15 000 zł). Multimedia służą ubarwieniu i urozmaiceniu najważniejszych punktów programu, takich jak przemówienia czy kluczowe prezentacje. Do uczestnictwa w evencie mogą też zachęcać animowane trailery.
Grafiki i animacje, wersja podstawowa: 5 500 zł
5. Scenariusz
Przygotowanie przez agencję profesjonalnego scenariusza to koszt uzależniony od wielkości eventu - od 1 800 do nawet 3 000 zł. Scenariusz realizacyjny to często niedoceniany element eventu, ale przy tak dynamicznych zmianach na scenach online, które często trwają sekundy jest niezbędny, by organizatorzy i realizatorzy wiedzieli dokładnie jakie osoby i materiały będą się pojawiały w danym momencie.
EXTRA: Scenariusz można tez stworzyć w wersji rozbudowanej. To np. dialogi między osobami, które znajdują się na scenie albo wypowiedzi prowadzącego – dopasowane do charakteru imprezy, odbiorców i osoby występującej.
Scenariusz, wersja podstawowa: 1 800 zł
6. Nagrania
Część konferencji to oczywiście emisje wcześniej nagranych materiałów. W tym przypadku dzień zdjęciowy ekipy technicznej, kamerzystów, dźwiękowców, koordynatorów planu to koszt 10 000 - 15 000 zł. Do tego należy dodać koszty postprodukcji i montażu materiałów, który może wynieść 2 000 - 7 000 zł.
Inną opcją może być nagranie zdalne (przez Teamsy lub Zooma), to dużo mniejszy koszt, zdalna obsługa techniczna takiego dnia zdjęciowego to koszt 2 300 zł .
EXTRA: Nagrania możemy realizować również w nietypowych miejscach, mogą w nich brać udział znane osoby albo zaskoczyć odbiorców nietypowymi rekwizytami lub wyjątkowym sposobem realizacji (np. z kilku kamer jednocześnie albo mastershotem).
Nagrania, wersja podstawowa za dzień zdjęciowy: 12 000 zł
Ile kosztuje dobra konferencja online? Podsumowanie
Koszty konferencji online potrafią być zróżnicowane, ale równocześnie można je bardzo dobrze przewidzieć i estymować. Najważniejszy jest pomysł - jeśli wiemy jak powinna wyglądać konferencja z pomocą agencji szybko obliczymy jej potencjalny koszt. A zmienne dotyczące poszczególnych elementów można wygodnie dopasować do możliwości budżetu. Porządnie zrealizowany webinar możemy zamknąć w kwocie kilku tysięcy złotych, a profesjonalną konferencję online już od 15 000 zł
Co nie zmienia faktu, że gdy budżet na to pozwala warto postawić na więcej elementów w programie i warstwie wizualnej konferencji, które sprawią, że zapadnie ona dłużej w pamięci.
