Konferencja 100% online
MOBICONF to wydarzenie dedykowane branży twórców aplikacji mobilnych. Podczas 2 dni konferencji online deweloperzy i projektanci spotykali się i wymieniali swoim doświadczeniem poruszając ważne tematy dla branży. Event odbywa się już od kilku lat, a w październiku 2021 roku odbyła się po raz pierwszy 100% online.
Technologia wspierająca spotkania onlina
Organizatorom bardzo zależało na jak największej interakcji z uczestnikami. Przy takich założeniach i tak aktywnej grupie zaproponowaliśmy platformę PINE, która daje ogromne możliwości i jest dostosowywana do indywidualnych wymagań wydarzenia online. Czaty, pokoje, random networking, spotkania 1:1, wiadomości push, wirtualne stoiska i targi pracy. To tylko niektóre elementy wykorzystane w czasie eventu.
Jeżeli natomiast chodzi o samą realizację (czyli ten moment, kiedy wydarzenie już rusza) postawiliśmy na dobrze wyglądającą konferencję, żeby uczestnicy widzieli piękny obrazek na swoich ekranach, co było też bardzo ważne dla klienta. Dwa doświadczone zespoły realizacyjne przy pomocy programu vmix oraz Microsoft Teams łączyły ze sobą prelegentów oraz poddawały obraz obróbce wizyjnej w czasie rzeczywistym. Tak dobrane narzędzia pozwoliły uzyskać zamierzony efekt – bliski temu, co widzimy w najlepszych realizacjach w telewizji.
Wirtualne sesje networkingowe
Agenda MOBICONFu była zróżnicowana. Podczas części merytorycznych uczestnicy mogli na 2 równolegle odbywających się ścieżkach tematycznych uczestniczyć w wykładach i prezentacjach merytorycznych. W przerwach, w ramach rozluźnienia, zaproponowaliśmy sesje random neworkingu. Chętni uczestnicy będący na platformie klikali w specjalnie przygotowaną przestrzeń i następnie byli dolosowywani do innego uczestnika – przypomina to … speed dating przy stolikach, ale w wersji wirtualnej. Dla tej grupy – tak bardzo spragnionej spotkań – okazało się to strzałem w dziesiątkę.
Próby z prelegentami
Przy wydarzeniach realizowanych w 100% online bardzo ważne są wcześniejsze próby. Dobrze przygotowany, przepróbowany prelegent to wartość sama w sobie – ułatwia on prace realizatorom i sam czuje się pewnie, nie martwiąc się, że coś z jego prezentacją lub połączeniem jest nie tak. Na 3 tygodnie przed konferencją udostępniliśmy klientowi oraz prelegentom dedykowany kalendarz do wpisywania swojej dostępności na próbę. Okres, w którym realizowane są próby zależy od ilości prelegentów – zazwyczaj staramy się aby były one w tygodniu poprzedzającym datę startu konferencji. Wynika to przede wszystkim z faktu, że jeżeli byłyby one o wiele wcześniej to jest spora szansa, że taki prelegent może zapomnieć, czego nauczył się na próbie (a czasami kilka kwestii technicznych podpowiadamy, wykorzystujemy też czasami narzędzia, z których na co dzień prelegenci nie korzystają). Takie testy trwają zazwyczaj do 15 minut, a podczas nich staramy się przejść przez takie kwestie jak: udostępnianie prezentacji, jakość połączenia, światło, jakość dźwięku i mikrofonu, kamera. Przedstawiamy też prelegentowi w jaki sposób będzie realizowane wydarzenie i co dokładnie będzie się działo. Od dobrze przeprowadzonych prób często zależy bezproblemowy przebieg konferencji.
Ale jak się zaczęła nasza współpraca z Miquido?
MOBICONF zaczął się od… briefa, który Miquido rozesłało do nas oraz innych agencji zajmujących się konferencjami online. Dobrze opisane potrzeby klienta i wymagania co do platformy pozwoliły nam odpowiednio dopasować platformę do wydarzenia oraz zaproponować nasza wizję konferencji online. Dzięki wielu spotkaniom, podczas których przedstawialiśmy szczegółowo nasze pomysły oraz prezentowaliśmy, jak będą wyglądać poszczególne elementy konferencji, przekonaliśmy do siebie Miquido.
Jak wyglądał proces planowania i pracy nad projektem?
Miquido to firma deweloperska tworząca aplikacje. Zespół organizacyjny MOBICONF składał się z praktyków doprowadzania procesów do końca. To bardzo pomogło w pracy nad projektem. Podstawą był dobrze zaprojektowany i przygotowaliśmy harmonogram prac i zadań, który stworzyliśmy w aplikacji Monday. Przygotowaliśmy też specjalną przestrzeń na OneDrive, którą następnie udostępniliśmy klientowi. Równolegle, firma Miquido udostępniła nam swój dysk Google Drive, w ten sposób mogliśmy współdzielić potrzebne do przygotowania konferencji pliki. Do bieżącej komunikacji posłużył nam dedykowany zespół w Microsoft Teams, na którym pracujemy na co dzień i do którego zaprosiliśmy klienta. Tak stworzona infrastruktura pomogła nam komfortowo realizować zadania z harmonogramu. Każdy dokładnie wiedział co i na kiedy musi przygotować oraz gdzie to umieścić, aby odpowiednia osoba mogła dalej na tym pracować.
To co lubimy najbardziej – wyzwanie!
Sama realizacja na 2 osobne, równoległe streamy nie stanowiła dla nas wyzwania technologicznego, ale chcieliśmy, żeby klient dobrze zrozumiał nasze podejście i to, jak sama konferencja będzie wyglądać. Ogrom pytań od klientów, jest dla nas zrozumiały, szczególnie gdy ktoś po raz pierwszy organizuje wydarzenie 100% online, a do tego nie widzimy się na miejscu, bo nie wykorzystujemy studia. Spotkania, próby i prezentacje, które miały miejsce w trakcie przygotowywania konferencji świetnie w tym pomogły oraz rozwiały wszelkie wątpliwości Miquido.
Statystyki
Statystyki eventu online:
- Ilość osób: 150
- Prelegenci: 20
- Czas trwania: 2 dni
- Ilość scen/ścieżek: 2
- Online: Platforma PINE i Teams
